home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / hobby / cmate12.zip / INSTRUCT < prev    next >
Text File  |  1993-05-26  |  116KB  |  3,325 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                                  CUBMATE Version 1.2
  13.  
  14.                                           by
  15.  
  16.  
  17.                                     Kevin Coleman
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                      Copyrighted(c) by Kevin Coleman, 1992, 1993
  22.                                  All Rights Reserved
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                   Table of Contents
  27.  
  28.  
  29.         General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  30.  
  31.         Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  32.  
  33.         Start Up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  34.  
  35.         Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  36.              Add Scout  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  37.              Add Adult Leader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  38.              Modify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  39.                   Global Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14
  40.                   Erase Unawarded Badges Marks  . . . . . . . . . . . .    15
  41.              Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  42.              Query Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  43.              Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  44.                   Advancement Progress Report . . . . . . . . . . . . .    19
  45.                   Individual Progress Report  . . . . . . . . . . . . .    20
  46.                   Permission Slips  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  47.                   Unawarded Badges Report . . . . . . . . . . . . . . .    20
  48.                   Envelope/Label Printing . . . . . . . . . . . . . . .    21
  49.                   Roster  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  50.                   Phone List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  51.                   Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  52.                   Printing of Records . . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  53.                   Select Pages Menu   . . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  54.                   Printer Status Screen . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  55.                   Select Names Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  56.                   Change Printer Options  . . . . . . . . . . . . . . .    28
  57.              Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  58.              Customized Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  59.              Pack/Den Inventory Module  . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  60.              Financial Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  61.              Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  62.              Notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  63.              Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  64.                   Pack Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    41
  65.                   Undelete Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    41
  66.                   Export/Import Records . . . . . . . . . . . . . . . .    42
  67.                   Backup Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    43
  68.                   Defaults/Updates  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    44
  69.                   Delete Rank Files . . . . . . . . . . . . . . . . . .    46
  70.              Quit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    46
  71.  
  72.         Appendices
  73.  
  74.              Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    48
  75.              Appendix B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    51
  76.              Appendix C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    52
  77.  
  78.  
  79.  
  80.                                  General Information
  81.  
  82.         UPDATED INFORMATION
  83.         In order for  all of the features of Cubmate  to work correctly, your
  84.         computer must have 640k with at least 590k free.   If you do not have
  85.         that much memory, some  of the features of Cubmate may not work (i.e.
  86.         note pad)  or it may  not work at all.   If you  have expanded memory
  87.         available, Cubmate will use it for the overlay file.
  88.  
  89.         Cubmate is in no way associated with the Boy Scouts of America.
  90.         _____________________________________________________________________
  91.  
  92.                                  LICENSING AGREEMENT
  93.  
  94.         PACK/DEN COPIES
  95.         This package is licensed to the entire pack/den.  Copies may be  made
  96.         only for  people who are  part of the  pack/den.  If  this package is
  97.         transferred  to another  pack/den, all  copies in  possession  of the
  98.         previous pack/den must be erased.
  99.  
  100.         BACKUP COPIES
  101.         Backup copies may be made as seen fit.  However, registered copies of
  102.         CUBMATE may not be  copied for distribution to other  persons without
  103.         the  express written  consent of  Kevin Coleman except  as stipulated
  104.         under Pack/Den Copies.
  105.  
  106.         LIMITED WARRANTY
  107.         This software is warranted to the original purchaser of  this product
  108.         that the software programs will be free from defects in materials and
  109.         workmanship for  ninety days  from the date  of purchase.   Defective
  110.         media  that have  not been  subjected to  misuse, excessive  wear, or
  111.         damage  due to  carelessness may  be returned during  that ninety-day
  112.         period and replaced without charge.
  113.         Following the ninety-day period, defective media will be replaced for
  114.         a fee of $10.
  115.         I specifically  disclaim all other warranties,  expressed or implied,
  116.         including but  not limited to  implied warranties of  merchantability
  117.         and fitness for a particular purpose.  In no  event shall I be liable
  118.         for any loss of  profit or any other damage including but not limited
  119.         to special, incidental, consequential or other damages.
  120.         This agreement shall  be construed, interpreted  and governed by  the
  121.         laws of the state of New York.
  122.  
  123.         Use of this  program indicates that  you have accepted  the terms  of
  124.         this agreement.
  125.         _____________________________________________________________________
  126.  
  127.         TECHNICAL SERVICE
  128.         All correspondence should be mailed to: 
  129.  
  130.                                  Kevin Coleman
  131.                                  P.O. Box 210574
  132.                                  Bushwick Finance Station
  133.                                  Brooklyn, N.Y. 11221-0010
  134.  
  135.         For phone support, call (718) 919-2082 24 hours  a day/7 days a week,
  136.         Eastern Standard Time.   If  an answering machine  picks up, leave  a
  137.         brief  message with your name,  number and registration  number and I
  138.         will get back to you as soon as possible.
  139.  
  140.         I can also  be reached via Prodigy   (ID  #: HRTD86A) and Compuserve 
  141.         (ID #: 76270,1115).
  142.  
  143.  
  144.  
  145.                                         - 1 -
  146.  
  147.  
  148.  
  149.                                      Installation
  150.  
  151.         In order to use CUBMATE, you must first run the installation program.
  152.  
  153.         The installation program will copy and make the appropriate  files on
  154.  
  155.         your disk as  well as making a configuration file  which contains the
  156.  
  157.         necessary information  to run CUBMATE.  CUBMATE  can be run from both
  158.  
  159.         floppy and  hard drives,  however running from  a hard drive  (if you
  160.  
  161.         have one) is  strongly recommended.   To run installation,  first put
  162.  
  163.         your CUBMATE disk in  your floppy drive  and type INSTALL (make  sure
  164.  
  165.         the active drive is the floppy drive).
  166.  
  167.         This  program will create your  configuration and all files necessary
  168.  
  169.         to run CUBMATE.  It is a six step process.
  170.  
  171.         Step 1: Choose the drive that you are installing from (the drive  the
  172.  
  173.         CUBMATE  disk is  in).  CUBMATE  will automatically  pick the current
  174.  
  175.         default path.  If the CUBMATE disk is in a different drive, erase the
  176.  
  177.         current line and type in the correct drive and path.
  178.  
  179.         Step 2: You will be asked to input the path where the  CUBMATE master
  180.  
  181.         files should be copied to.  This will be the program path.  This will
  182.  
  183.         be where you  will be running  CUBMATE from  (never use the  original
  184.  
  185.         disk).    Put the  drive  letter  and  the path  (ex.  c:\cubmate  or
  186.  
  187.         e:\pack\scout\files).  Make sure  that you do not leave out the drive
  188.  
  189.         letter and  colon.  If  you leave these  out, the directories  may be
  190.  
  191.         improperly  created.   If these directories  do not  exist, they will
  192.  
  193.         automatically be created.   Note that  you cannot install  CUBMATE to
  194.  
  195.         the  same directory that the  master files are in.   Note that if you
  196.  
  197.         are using a floppy disk(s), the disk(s) MUST be formatted.
  198.  
  199.         Step 3:  You will be asked if you wish Cubmate to be installed on two
  200.  
  201.         separate floppy disks.   This is  for floppy disk  drive users  only.
  202.  
  203.         The  default is  No.   Y and  N (yes and  no, respectively)  are your
  204.  
  205.  
  206.                                         - 2 -
  207.  
  208.  
  209.  
  210.         choices for  this option.   This will  put the executable  file (only
  211.  
  212.         needed in  the beginning) on one  disk, and the rest of  the files on
  213.  
  214.         another.
  215.  
  216.         Step 4: You will be prompted  for the printer port.  The  choices are
  217.  
  218.         LPT1:, LPT2:,  COM1:, COM2:  and No Printer.   If you  do not  have a
  219.  
  220.         printer then select No Printer otherwise select the appropriate port.
  221.  
  222.         If you select No Printer,  then you will only  be able to print to  a
  223.  
  224.         file.
  225.  
  226.         Step 5: The next question is how many lines per page your printer is.
  227.  
  228.         Enter a number from 1 to 99 lines.  The default is 54.
  229.  
  230.         Step 6: You  will now be asked whether you wish  to keep a history of
  231.  
  232.         the Pack/Den  Inventory Module.  The  history will keep track  of the
  233.  
  234.         item number, who the  item was lent to,  the date lent, date  due and
  235.  
  236.         date returned and also any  comments which were put in.   The history
  237.  
  238.         can be viewed from the Pack/Den Inventory menu.  See page 32 for more
  239.  
  240.         information.  Y and N (yes and no, respectively) are your choices for
  241.  
  242.         this option.
  243.  
  244.         That's it.  CUBMATE will now be installed.  The necessary files  will
  245.  
  246.         be created or copied  from the main disk to your destination path (or
  247.  
  248.         floppy disk(s)).
  249.  
  250.         After this, a message confirming the success of the installation will
  251.  
  252.         be shown and you will be returned  to the dos prompt.  If there  were
  253.  
  254.         any errors,  they  will be  shown.   Refer  to Appendix  A for  error
  255.  
  256.         messages/solutions.
  257.  
  258.         When the  installation is complete, you will  automatically be put in
  259.  
  260.         your CUBMATE directory.  Type  in CUBMATE.  You will then  be brought
  261.  
  262.         to the title screen.  Hit return for the main menu.
  263.  
  264.         Changing  installation   information:     To   change   the   current
  265.  
  266.  
  267.                                         - 3 -
  268.  
  269.  
  270.  
  271.         installation settings  or  copy  the program  files  to  a  different
  272.  
  273.         directory, run  the  installation program  again.   For program  disk
  274.  
  275.         path, erase the information in that field and hit return.  When asked
  276.  
  277.         for the destination where the CUBMATE files should be put, choose the
  278.  
  279.         directory that the CUBMATE files are currently residing in.   For the
  280.  
  281.         next three items (Printer Port, lines per page and Pack/Den Inventory
  282.  
  283.         History), choose  the appropriate selections (you can  change them if
  284.  
  285.         you desire (i.e. if  your printer port  changed from COM1: to  LPT1:,
  286.  
  287.         choose LPT1: when asked  for the printer port selection).  After your
  288.  
  289.         selections   are  complete,   CUBMATE  will   notify  you   that  the
  290.  
  291.         configuration file exists and will bring up a menu.
  292.  
  293.         The menu options are as follows:
  294.  
  295.         [1] Move  files to a  different directory: this option  allows you to
  296.  
  297.         move the  CUBMATE files from the current directory  to a new one.  If
  298.  
  299.         you select this  option, you will be prompted to  enter the directory
  300.  
  301.         that files should be transferred to.  After selecting  the directory,
  302.  
  303.         all of the files will be copied from the old directory to the new one
  304.  
  305.         and the  configuration file will be updated  with the new information
  306.  
  307.         (including the new directory).  After this is done, the new directory
  308.  
  309.         will  be verified for  any errors.   If  there are any  errors, check
  310.  
  311.         Appendix A.
  312.  
  313.         NOTES: The old directory will not be deleted.
  314.  
  315.         [2]  Update   configuration  file:  this   option  will  update   the
  316.  
  317.         configuration file with the new information you supplied.
  318.  
  319.         [3]  Abort  Installation: this  option  will  exit  the  installation
  320.  
  321.         without updating any files.
  322.  
  323.                                         Index
  324.  
  325.         There is  a purpose why the main data base file is indexed. The index
  326.  
  327.  
  328.                                         - 4 -
  329.  
  330.  
  331.  
  332.         is loaded into memory  at the start of the program and manipulated in
  333.  
  334.         memory, and  upon termination of the program,  the index is rewritten
  335.  
  336.         to disk.  If no index is found  at the time the program  is run a new
  337.  
  338.         one will be created.  This will take only a few moments (depending on
  339.  
  340.         how large the database is).  When a record is being searched for, the
  341.  
  342.         index is used.   This results in much greater speed.  Also, the index
  343.  
  344.         is the  file that is  sorted, not the  actual record file.   The main
  345.  
  346.         reason the  index is used  is to lessen  the chance of the  main data
  347.  
  348.         file being corrupted.  The more the  main data file is used, the more
  349.  
  350.         the chance  it will  be corrupted.   This is  unlikely though it  can
  351.  
  352.         happen.   Imagine reading, sorting, and re-writing  a large number of
  353.  
  354.         records with  large amounts  of information  many  times during  each
  355.  
  356.         session.  This is  asking for trouble.  The index contains the record
  357.  
  358.         number and name of each record  and is sorted by the name.   Not only
  359.  
  360.         is this a convenience because of faster program performance, but also
  361.  
  362.         because  it saves wear and tear on  your hard drive from deleting and
  363.  
  364.         re-writing large files  (info.dat) many times and  also helps prevent
  365.  
  366.         file corruption.
  367.  
  368.                                        Overlays
  369.  
  370.         CUBMATE uses overlays in  order to require the least amount of system
  371.  
  372.         memory possible.  The overlay  file keeps portions of the program  on
  373.  
  374.         disk until that part of the program  is needed, and then it is loaded
  375.  
  376.         into memory.  All of the printer routines  (print and mail merge) and
  377.  
  378.         modules (pack/den  inventory, finance and  calendar) are kept  in the
  379.  
  380.         overlay.  If  you have enough  EXPANDED memory (approximately  200K),
  381.  
  382.         then the entire  overlay file (containing  all of the  overlays) will
  383.  
  384.         automatically  be loaded  into it and  instead of  loading an overlay
  385.  
  386.         from  disk when it is needed, it  will be retrieved from the expanded
  387.  
  388.  
  389.                                         - 5 -
  390.  
  391.  
  392.  
  393.         memory which results in faster performance.
  394.  
  395.                                        Start Up
  396.  
  397.         Anytime you  wish to start using CUBMATE, first change to the CUBMATE
  398.  
  399.         directory  and type CUBMATE.  After a  few seconds, you will be taken
  400.  
  401.         to  the  title  screen.    The  title  screen  contains  the software
  402.  
  403.         copyright information.  To advance to the main menu, hit any key.  If
  404.  
  405.         you  are using two floppy disks, switch  to your second disk and then
  406.  
  407.         hit a key.
  408.  
  409.                                       Main Menu
  410.  
  411.         The main menu contains the various things you  can do within CUBMATE.
  412.  
  413.         A menu item can be chosen by pressing the letter next to the  item or
  414.  
  415.         moving the cursor to the appropriate item using the Up and Down arrow
  416.  
  417.         keys and pressing the [RETURN] key.
  418.  
  419.                                     [A] Add Scout
  420.  
  421.         The Add  command allows  you to  enter the  information for  a scout.
  422.  
  423.         Each record  consists of pages, and some  pages have subsections.  To
  424.  
  425.         go between the pages, use the [Page Up] and [Page Down] keys; to save
  426.  
  427.         the record, press  the [F10] key and to abort  (not save) the record,
  428.  
  429.         press the [ESC]  key.  Each field is delimited by brackets (< and >).
  430.  
  431.         You  can move between  fields using the  Up and Down  cursor keys and
  432.  
  433.         have   full  featured  editing   features.    When  entering/changing
  434.  
  435.         information  you can use the  left and right  cursor keys, insert and
  436.  
  437.         delete keys, etc. to perform their appropriate functions.
  438.  
  439.         Also, for certain sections (Rank, Other Awards, Arrow Points, Service
  440.  
  441.         Stars and Activity Badges), you  can mark whether the badge  has been
  442.  
  443.         awarded yet.  This is  useful for knowing how many badges  to buy for
  444.  
  445.         the  next honor  court, etc.   To  do this,  move the  cursor  to the
  446.  
  447.         appropriate  item and hit [ALT-G].  This  will put a NA (Not Awarded)
  448.  
  449.  
  450.                                         - 6 -
  451.  
  452.  
  453.  
  454.         mark next to the  badge to signify that  it hasn't been awarded  yet.
  455.  
  456.         To remove the NA, simply hit [ALT-G] again.
  457.  
  458.  
  459.  
  460.         The first page deals with the  scout's personal information.  In this
  461.  
  462.         first page, there are two sections.  The first section is the scout's
  463.  
  464.         personal information.   This includes Name, Address  (2 lines), City,
  465.  
  466.         State, Zip Code, Phone Number, School, Date of Birth, Height, Weight,
  467.  
  468.         alternate contact  name, alternate's phone number and Comments (three
  469.  
  470.         lines available for Comments).   The second section  of this page  is
  471.  
  472.         the  scout's Medical  Information.   This section  tracks Physician's
  473.  
  474.         name  and  phone number,  shot  information,  allergies  and  medical
  475.  
  476.         comments.
  477.  
  478.  
  479.  
  480.         NOTES:  In the  upper left  hand corner,  the  record number  will be
  481.  
  482.         shown.
  483.  
  484.         Whenever entering  a date (i.e. birth date  or later on, dates badges
  485.  
  486.         were earned, etc.) the format is MM/DD/YY (M for month, D for day and
  487.  
  488.         Y for year).  You do not have to enter the slashes (i.e. if the birth
  489.  
  490.         date is September 5, 1972, you can enter 090572).  Entering a date in
  491.  
  492.         an  improper format will cause an error  message to occur, the proper
  493.  
  494.         format of  date entry will  be shown  on the screen  and you will  be
  495.  
  496.         prompted to re-enter the date.
  497.  
  498.  
  499.  
  500.         The second  page records Parental/Guardian information (space for two
  501.  
  502.         parents or  guardians).  The fields  for these two  parts include the
  503.  
  504.         Parent/Guardians' Name, Home Address, Phone Number, Work Phone Number
  505.  
  506.         and  Comments   (two  lines).    Note  that   when  you  are  on  the
  507.  
  508.         address/phone number fields  for either of  the parents, you  can hit
  509.  
  510.  
  511.                                         - 7 -
  512.  
  513.  
  514.  
  515.         [CTRL-C] to copy  the scout's address  information into the  parents'
  516.  
  517.         fields.
  518.  
  519.  
  520.  
  521.         The third page deals with advancement and consists of Positions held,
  522.  
  523.         dates the  ranks  were earned,  the  requirements completed  for  all
  524.  
  525.         ranks, and Service Stars.
  526.  
  527.         Positions held is the  first part of this  page.  The positions  held
  528.  
  529.         allows  up to four  positions to be  entered along with  the date the
  530.  
  531.         position was started and the date the position was terminated.  Enter
  532.  
  533.         the  number of the Position held or  hit [F2] to list all positions. 
  534.  
  535.         Pressing  [Page Down]  will move the  cursor to  the rank subsection.
  536.  
  537.         When entering a  rank, if incomplete, put the date  the rank was last
  538.  
  539.         updated  (a new requirement was earned)  or if complete, put the date
  540.  
  541.         the rank was earned.  After that, you are prompted to put in a C or I
  542.  
  543.         for Complete  or Incomplete.   The initial  setting for each  rank is
  544.  
  545.         Incomplete.  If the rank is incomplete, a window will appear with the
  546.  
  547.         requirements  of the badge.   Move  the cursor  with the up  and down
  548.  
  549.         cursor keys.  If the requirement is complete, type Y when the  cursor
  550.  
  551.         is next to  the completed requirement.   A Y  will appear to  signify
  552.  
  553.         that  the  requirement  was  completed.   If  the  requirement wasn't
  554.  
  555.         completed yet, a - will be  next to the requirement.  If you  want to
  556.  
  557.         change a requirement marked complete to not complete move  the cursor
  558.  
  559.         to  the requirement and  type N.   If the requirements  go beyond one
  560.  
  561.         screen,  then a down cursor will appear in the right line of the box.
  562.  
  563.         Simply  use the  down cursor  (and up  cursor to  go to  the previous
  564.  
  565.         requirements - an up cursor will appear in  the right line of the box
  566.  
  567.         signifying there are previous requirements) to go through the list of
  568.  
  569.         requirements.  After selecting all of the completed requirements, hit
  570.  
  571.  
  572.                                         - 8 -
  573.  
  574.  
  575.  
  576.         [F10] to remove the  window and update the rank information.  You can
  577.  
  578.         select any rank that you wish (i.e. even  if a scout is a Wolf, if he
  579.  
  580.         completes  requirements for  Bear, you can  go to the  Bear field and
  581.  
  582.         enter a date,  leave the status  at Incomplete and  hit return.   The
  583.  
  584.         rank requirements will appear for Bear).
  585.  
  586.         NOTES:  When you are in the detailed rank requirement screen, you can
  587.  
  588.         cycle through the different rank requirements by using the [CTRL-Page
  589.  
  590.         Up]  and [CTRL-Page  Down] keys.    You cannot  view a  detailed rank
  591.  
  592.         requirement screen for a rank that was already completed.
  593.  
  594.         The  last subsection is  the service star  window.   The service star
  595.  
  596.         window allows up to  ten entries.  For  each service star, a  comment
  597.  
  598.         and the date when it was earned can be entered.
  599.  
  600.  
  601.  
  602.         The fourth page deals with arrow points and electives.  You can enter
  603.  
  604.         up to  1 gold and  9 silver arrow  points for wolf  and 1 gold  and 9
  605.  
  606.         silver arrow points for  bear.  Move between the fields using the up,
  607.  
  608.         down, [CTRL-Left] and [CTRL-Right] arrow keys.  In the bottom window,
  609.  
  610.         the 10 electives for  the highlighted arrow point is listed.   Notice
  611.  
  612.         that  as you  move from  arrow  point to  arrow point,  the electives
  613.  
  614.         change to show you which electives were used towards  the highlighted
  615.  
  616.         arrow point.  To switch between Arrow Point  and Elective entry, used
  617.  
  618.         the [F5] key.   When entering electives, you can enter them either by
  619.  
  620.         entering the  elective number  or buy  hitting [F2]  to bring  up the
  621.  
  622.         elective  list and choosing one.   When entering in the elective, you
  623.  
  624.         must  enter the  entire requirement  number (i.e.  1d or  2c).   If a
  625.  
  626.         requirement is not found, an error message will be displayed.  If you
  627.  
  628.         try to  enter in  a  requirement number  that has  been used  towards
  629.  
  630.         another arrow point, an error message will be displayed.
  631.  
  632.  
  633.                                         - 9 -
  634.  
  635.  
  636.  
  637.         The fifth page consists of Den, Other Awards and Group/Projects.  Use
  638.  
  639.         the up and down cursor keys to cycle through the fields.  When on the
  640.  
  641.         den field, enter the number of the den from the list (not  the actual
  642.  
  643.         den number) of the den the scout is currently in or hit [F2]  to show
  644.  
  645.         a list  of dens for you to pick from.   Enter 0 if the scout does not
  646.  
  647.         belong to any  den.  When on  the Other Awards fields, you  can enter
  648.  
  649.         the up  to ten awards.  Enter  the name and date of  each award.  The
  650.  
  651.         final part of this section is the Groups/Projects that this scout  is
  652.  
  653.         involved in.  Enter  the code of the  Group/Project and the  position
  654.  
  655.         that the scout holds.   To bring up a list of Group/Projects that you
  656.  
  657.         currently have defined, hit [F2].
  658.  
  659.  
  660.  
  661.         The sixth page is the  activity badge page.  There is room  for up to
  662.  
  663.         forty activity badges  to be entered.   This is in  case you add  any
  664.  
  665.         activity badges later on.  Each  activity badge entry consists of the
  666.  
  667.         number of the  activity badge, the  status of the  activity badge,  a
  668.  
  669.         comment if the activity badge is incomplete and the  date earned/last
  670.  
  671.         updated.    To  enter  an  activity  badge, you  have  to  enter  the
  672.  
  673.         appropriate  number.    The numbers  are  in Appendix  B.    Also, by
  674.  
  675.         pressing [F2],  the activity  badge list  will be  shown (and can  be
  676.  
  677.         scanned using  the Page Up,  Page Down, Up  and Down Cursor  keys, or
  678.  
  679.         hitting the first letter of the activity  badge).  If you do not wish
  680.  
  681.         to choose an activity badge after selecting to look at the list, then
  682.  
  683.         hit  [ESC].    If  you  press  escape  when  an   activity  badge  is
  684.  
  685.         highlighted, it will still be chosen.  If an activity badge is not on
  686.  
  687.         the list (i.e. it  was just added by the BSA), you can  add it in the
  688.  
  689.         Utilities section, subsection Defaults/Updates  (see page 45).   Note
  690.  
  691.         that you cannot enter  an activity badge after  the date that it  was
  692.  
  693.  
  694.                                         - 10 -
  695.  
  696.  
  697.  
  698.         DELISTED.  If the activity badge was earned before its delisted date,
  699.  
  700.         it can be entered.  After entering the number  and pressing [RETURN],
  701.  
  702.         you will be prompted  for the activity badge  status.  You can  enter
  703.  
  704.         only an I (for incomplete) or a C (for Complete).  If you  attempt to
  705.  
  706.         enter another character, you will not be able  to advance to the next
  707.  
  708.         field.   If you enter C, you will be prompted for the Date Earned and
  709.  
  710.         after entry of the date,  you will move to  the next number.  If  you
  711.  
  712.         enter  I, you will  be allowed to  enter a comment  for that activity
  713.  
  714.         badge.  This comment usually consists of the requirements which still
  715.  
  716.         need  to  be completed  or  vice-versa (the  requirements  which WERE
  717.  
  718.         completed).  Of course, this is entirely up to you.  After entering a
  719.  
  720.         comment, you will be prompted for  a date and afterwards will proceed
  721.  
  722.         to the next number.   If an attempt to enter the  same activity badge
  723.  
  724.         twice is made, a buzzer will sound and an error message will appear.
  725.  
  726.         NOTES:  To traverse the activity badge lists, [F5] and [F6] will move
  727.  
  728.         to the left and  right fields respectively.  This is done because the
  729.  
  730.         left and right cursor  keys are already used  to do the editing  when
  731.  
  732.         entering information.  The Up and Down  Cursor keys will traverse the
  733.  
  734.         numbers on that  page.  Also,  when entering the  date, you must  end
  735.  
  736.         input  with either  [ESC] or  [RETURN].   If you  attempt to  press a
  737.  
  738.         different key, a buzzer will sound.
  739.  
  740.  
  741.  
  742.         This seventh  page tracks the scout's  dues.  There  can be up  to 54
  743.  
  744.         entries on this screen.  Each entry allows a date and the amount paid
  745.  
  746.         to be entered.   Near the  top of the screen,  the sum of all  of the
  747.  
  748.         dues paid is  shown.   Again, the [F5]  and [F6] keys  will move  the
  749.  
  750.         cursor to the left and right columns respectively.
  751.  
  752.         If  you hit [F1]  on this screen, you  can delete a  column.  This is
  753.  
  754.  
  755.                                         - 11 -
  756.  
  757.  
  758.  
  759.         very useful when  all of the 54  entry spaces are  full.  Instead  of
  760.  
  761.         manually deleting  each entry in  a column, hitting  [F1] will  do it
  762.  
  763.         automatically.   Simply hit  [F1] and  enter the column  you wish  to
  764.  
  765.         delete.    Hit Y  to  confirm the  deletion  and the  column  will be
  766.  
  767.         deleted.   If you do  not wish  to delete the  column, hit N  and the
  768.  
  769.         column deletion will be aborted.
  770.  
  771.  
  772.  
  773.         The  final page is the scout  note pad.  Each  scout record will have
  774.  
  775.         it's  own note pad.  The text editor  is loaded and then notes can be
  776.  
  777.         added, deleted, printed, etc.  For information on how to use the text
  778.  
  779.         editor see page 39.   To exit from the note pad, if  you wish to save
  780.  
  781.         the notes,  hit [F7] and hit enter.   If you do not  wish to save the
  782.  
  783.         note pad changes, hit [F1] and type Y.
  784.  
  785.         After exiting the note pad, an option screen will appear.  [ESC] will
  786.  
  787.         return  you  to the  main  menu  without  adding  the record  to  the
  788.  
  789.         database,  [Page Up] will take you back  to the Dues Screen and [F10]
  790.  
  791.         will save the record.
  792.  
  793.         There is a maximum of 150 scout records.
  794.  
  795.                                  [B] Add Adult Leader
  796.  
  797.         This  option allows you to enter information  for adult leaders.  The
  798.  
  799.         adult leader record consists of three pages of information.
  800.  
  801.         The following  fields are on  the first page:  name, home address  (2
  802.  
  803.         lines),  home city,  home state,  home zip  code, home  phone number,
  804.  
  805.         business address  (2 lines), city  (business), state (business),  zip
  806.  
  807.         code and phone number (business), positions (up to four), and 2 lines
  808.  
  809.         for comments.  When on the position fields,  you can hit [F2] to list
  810.  
  811.         all adult positions.
  812.  
  813.         NOTES: In  the upper  left hand  corner, the  record  number will  be
  814.  
  815.  
  816.                                         - 12 -
  817.  
  818.  
  819.  
  820.         shown.  
  821.  
  822.         The  second page  contains training information.   You  can enter the
  823.  
  824.         training date, name, and hours.  There is room for 20 entries.
  825.  
  826.  
  827.  
  828.         The third page consists of Other Awards and Group/Projects.
  829.  
  830.         The first part  of this page  is the  Other Awards fields.   You  can
  831.  
  832.         enter up to  fifteen awards.  Enter the name and  date of each award.
  833.  
  834.         The second part  of this page is the  Groups/Projects that this adult
  835.  
  836.         is involved in.  Enter the code of the Group/Project and the position
  837.  
  838.         that the adult holds.   To bring up a list of Group/Projects that you
  839.  
  840.         currently  have  defined,  hit  [F2].    After  entering  all  of the
  841.  
  842.         information, hit [F10].  To get back to the main menu, hit [ESC].
  843.  
  844.         There is a maximum of 100 adult/leader records.
  845.  
  846.         NOTES: When  you hit [ESC]  to abort to  the main  menu, you will  be
  847.  
  848.         asked if  you are sure that you wish to abort.   Hit Y if you wish to
  849.  
  850.         go to the main menu or N to continue adding an adult.
  851.  
  852.                                    [C] View/Modify
  853.  
  854.         The  View/Modify option  allows  you to  change  an existing  record.
  855.  
  856.         Under the modify  option, you can  change actual record  information,
  857.  
  858.         perform the Global Updates or Erase Unawarded Badges Marks.
  859.  
  860.         When selecting this option, a  menu will appear.  Choose whether  you
  861.  
  862.         wish  to modify a scout or an  adult leader's record.  After choosing
  863.  
  864.         the appropriate selection,  a second menu will appear.   If you chose
  865.  
  866.         to modify  a scout's record,  five options will  appear on  the menu.
  867.  
  868.         The first three options allow you to choose the way in which you wish
  869.  
  870.         to select the record which is to be modified.  You can either type in
  871.  
  872.         the name, type in the record number or see a list of the names in the
  873.  
  874.         database.   If you choose to  select a record by name,  case does not
  875.  
  876.  
  877.                                         - 13 -
  878.  
  879.  
  880.  
  881.         matter.   Also,  you do not  have to enter  in the entire  name.  For
  882.  
  883.         example, if you wish to choose a record for scout Johnson, Kevin, you
  884.  
  885.         could enter in jo  and CUBMATE will choose  that name.  CUBMATE  will
  886.  
  887.         choose the first record matching the specification that you enter, so
  888.  
  889.         if you had two  or more scouts with the last  name Johnson, you would
  890.  
  891.         have to enter in more characters to ensure that the correct record is
  892.  
  893.         selected.  If you enter an invalid name (a name not in the  database)
  894.  
  895.         or  invalid  record  number, an  error  will occur  and  you  will be
  896.  
  897.         returned to the menu.  After choosing the record, the record will  be
  898.  
  899.         retrieved  and changes can  be made.  The  keys for scrolling through
  900.  
  901.         the windows and  fields are the same as the ADD  option.  To save the
  902.  
  903.         changes, hit [F10] and to abort the changes hit [ESC].
  904.  
  905.         The  ability to change to another  record while in another record can
  906.  
  907.         by accomplished  by hitting  [ALT-R]; a  menu will appear.   You  can
  908.  
  909.         switch to another  record by: 1) Next Record, 2)  Previous Record, 3)
  910.  
  911.         Select  Name From List  or 4) Record  Number.  To  remain in the same
  912.  
  913.         record hit [ESC] (if you already chose 3,  hit [END] which will bring
  914.  
  915.         you to the bottom  the list, and then hit [RETURN]).   NOTE: This can
  916.  
  917.         only be done from the first page  of a MODIFIED record.  It cannot be
  918.  
  919.         done from a record that is being added.
  920.  
  921.         NOTES: If a record is marked for deletion, a message will be shown on
  922.  
  923.         the last line of the first page.
  924.  
  925.         The Global Update  allows you to do "batch" updates  on the database.
  926.  
  927.         By  choosing this  option (#4), you  can perform  "batch" updates for
  928.  
  929.         Activity Badges, Camping Information and Dues.
  930.  
  931.         For Activity Badges, you will first be asked whether you wish to have
  932.  
  933.         the badge marked as unawarded.  This is the same as pressing  [ALT-G]
  934.  
  935.         when modifying  a record.  You will then be asked whether you wish to
  936.  
  937.  
  938.                                         - 14 -
  939.  
  940.  
  941.  
  942.         update  all  or   selected  scouts.    After  choosing  your  desired
  943.  
  944.         selection, you  will be asked to choose the badge that you wish to be
  945.  
  946.         added to the  selected records.  Next, you  will be asked to  enter a
  947.  
  948.         comment for that badge.   This comment will  be added to the  scout's
  949.  
  950.         record.  Lastly, you  will be asked to enter the  date that should be
  951.  
  952.         entered in the scouts'  records for the activity  badge.  If a  scout
  953.  
  954.         being updated already has a comment for the badge, the record will be
  955.  
  956.         brought up and  you will have to enter  a comment for the scout.   If
  957.  
  958.         not, the activity badge will be added.  If a scout already earned the
  959.  
  960.         activity badge, the record will not be affected.
  961.  
  962.         For  the Camping  Information, you  will be asked  to enter  the camp
  963.  
  964.         name, date,  number of days  and a comment  that will be  inserted in
  965.  
  966.         each record.  The information will be inserted in the first available
  967.  
  968.         spot.  When the  update is completed, if  there were any scouts  that
  969.  
  970.         didn't have any spaces available (all 20 were filled up), you will be
  971.  
  972.         shown their names.
  973.  
  974.         For the Global Dues Update, you will be asked to enter the date to be
  975.  
  976.         inserted  in each  record.   If  the  date is  invalid,  you will  be
  977.  
  978.         notified and asked to enter a valid date.  Each record (starting with
  979.  
  980.         number  one) will then  be loaded into  memory and you  will be taken
  981.  
  982.         right to the Dues Screen.  The new date will be inserted in the first
  983.  
  984.         available spot.   If no spot  is available, the  first field will  be
  985.  
  986.         highlighted,  but the new date will NOT  be inserted.  If you wish to
  987.  
  988.         make  an entry, enter the  information and hit [F10].   If you do not
  989.  
  990.         want to make any changes, erase the inserted date and then hit [F10].
  991.  
  992.         If you want to abort the Global Dues Update, hit the [ESC] key.
  993.  
  994.         If you  choose Erase  Unawarded  Badges Marks  (#5), all  badges  and
  995.  
  996.         awards marked as  Unawarded will be marked as Awarded in ALL records,
  997.  
  998.  
  999.                                         - 15 -
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.         so make sure you print out a list before you select this option.
  1004.  
  1005.         If you chose to modify  an adult leader's record, all of  the options
  1006.  
  1007.         above, except  the Global Updates  and Erase Unawarded  Badges Marks,
  1008.  
  1009.         will appear.   After modifying  the record,  hit [F10] to  update the
  1010.  
  1011.         record or [ESC] to abort to the main menu.
  1012.  
  1013.                                       [D] Delete
  1014.  
  1015.         This option allows you  to delete a record in  the database.  If  you
  1016.  
  1017.         wish to erase a record then this is the option to select.
  1018.  
  1019.         A menu will appear allowing you to select whether you wish to  delete
  1020.  
  1021.         a  scout's record or an adult leader's  record.  Once you select your
  1022.  
  1023.         choice, a second menu will appear allowing you to choose how you wish
  1024.  
  1025.         to  select the record you wish to delete.   You can enter the desired
  1026.  
  1027.         record by name, record number or select from a list.
  1028.  
  1029.         If you choose to see  the database list, you can select more than one
  1030.  
  1031.         scout.  Mark each scout  that you wish to delete with the  space bar.
  1032.  
  1033.         Hit [RETURN] when you are finished marking scouts.
  1034.  
  1035.         If  you choose  to select  a record  by name,  case does  not matter.
  1036.  
  1037.         Also, you do  not have to enter in the entire  name.  For example, if
  1038.  
  1039.         you wish to choose a record for scout Johnson, Kevin, you could enter
  1040.  
  1041.         in  jo and CUBMATE  will choose that  name.  CUBMATE  will choose the
  1042.  
  1043.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  1044.  
  1045.         two or  more scouts  with the last  name Johnson,  you would have  to
  1046.  
  1047.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  1048.  
  1049.         selected.  If an invalid name or invalid record number is entered, an
  1050.  
  1051.         error message  will appear and you will  return to the menu.   If the
  1052.  
  1053.         record is found, confirmation of the  deletion is necessary.  Enter Y
  1054.  
  1055.         to mark  the record  for deletion  or N  to abort  to the main  menu.
  1056.  
  1057.         Notice that the record  is marked for deletion.   In case you  change
  1058.  
  1059.  
  1060.                                         - 16 -
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.         your mind later, you can undelete the record.  By choosing Y, you are
  1065.  
  1066.         marking the  record for deletion  so that when you  pack the records,
  1067.  
  1068.         the record  will be deleted permanently.  Until you pack the records,
  1069.  
  1070.         however,  the  record will  still  be  in  the  database and  can  be
  1071.  
  1072.         modified, printed, etc.  After the deletion occurs, the  program will
  1073.  
  1074.         return to the main menu.
  1075.  
  1076.         NOTES:  Packing and undeleting are covered in the Utilities Section.
  1077.  
  1078.                                   [E] Query Database
  1079.  
  1080.         Querying  the  Database allows  you  to see  (on  screen  or printer)
  1081.  
  1082.         records which meet certain criteria.
  1083.  
  1084.         After choosing this option on the main menu,  a new menu will appear.
  1085.  
  1086.         This  menu is for choosing which field you  wish to query.  There are
  1087.  
  1088.         six fields which can  be queried.  They are the Activity Badge, Rank,
  1089.  
  1090.         Dues Date, Position Held, Den and Group/Project fields.
  1091.  
  1092.         Activity  Badge: Enter  the activity  badge number  that you  wish to
  1093.  
  1094.         query for.  If you wish to see the list of  activity badges, hit [F2]
  1095.  
  1096.         and choose the activity badge from the list.
  1097.  
  1098.         Rank: Use the left/right cursor keys to choose which rank you wish to
  1099.  
  1100.         query for.
  1101.  
  1102.         Dues Date: Enter the dues date that you wish to query for.
  1103.  
  1104.         Position  Held:  Enter  a Position Held  (i.e. Senior  Den Leader) to
  1105.  
  1106.         query for.
  1107.  
  1108.         Den: Enter  number  of the  den from  the  list (not  the actual  den
  1109.  
  1110.         number) to query for.  To list dens, hit [F2].
  1111.  
  1112.         Group/Project: Enter Group code to query for.  To  list Group/Project
  1113.  
  1114.         codes, hit [F2].
  1115.  
  1116.         After choosing the query field, a menu will then appear  allowing you
  1117.  
  1118.         to choose whether  the query should  be TRUE or  FALSE.  By  choosing
  1119.  
  1120.  
  1121.                                         - 17 -
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.         TRUE, a query will be made  and all records meeting the specification
  1126.  
  1127.         will be printed.   By choosing FALSE,  a query will  be made and  all
  1128.  
  1129.         records not  meeting the specification will be printed.  This is what
  1130.  
  1131.         makes the query function so useful.  An example would be to query the
  1132.  
  1133.         database for all scouts not having Sportsman activity badge.   Select
  1134.  
  1135.         the query function and choose activity  badge.  Enter the number  for
  1136.  
  1137.         Sportsman (or hit [F2]  and choose Sportsman) and choose FALSE.   All
  1138.  
  1139.         scouts not having  sportsman activity badge  would be displayed.   To
  1140.  
  1141.         see  all scouts  that did have  Sportsman activity  badge, follow the
  1142.  
  1143.         above steps except you would  choose TRUE.  After choosing the  truth
  1144.  
  1145.         value  of the  query,  a "Output  to  Printer [Y/N]?  "  message will
  1146.  
  1147.         appear.   Enter Y or N.  After  selecting that, the query search will
  1148.  
  1149.         be  displayed (i.e. Query = NOT Sportsman  for a query for all scouts
  1150.  
  1151.         that didn't have Sportsman) and to start the query, simply hit a key.
  1152.  
  1153.         After the query is done, a  completion message will be displayed; hit
  1154.  
  1155.         a key to return to the main menu.
  1156.  
  1157.                                       [F] Print
  1158.  
  1159.         Selection  of  this option  allows you  to print  the records  in the
  1160.  
  1161.         database,  Advancement Progress  Report, Individual  Progress Report,
  1162.  
  1163.         all Unawarded Badges, Permission Slips, Roster, Phone  List, the note
  1164.  
  1165.         pad and envelopes/labels.
  1166.  
  1167.         If there are  no records in the  data base, you will  be notified and
  1168.  
  1169.         returned to the main menu.
  1170.  
  1171.         The first  menu appearing will  be whether  you wish  to print  adult
  1172.  
  1173.         records, scout records or Change Printer Options.
  1174.  
  1175.         The adult  leader's  menu has  four choices  on  it.   You can  print
  1176.  
  1177.         Envelopes/Labels,  a  Phone/Address  List,  All Records  or  Selected
  1178.  
  1179.         Records.   Choosing envelopes/labels will  bring you to another menu.
  1180.  
  1181.  
  1182.                                         - 18 -
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.         The envelope/label  printing option for adult leaders  is the same as
  1187.  
  1188.         printing  for scouts except  the Select Recipient  option is replaced
  1189.  
  1190.         with  the Select  Home/Business option.   This  option (#3)  lets you
  1191.  
  1192.         choose  whether the  label/envelope is to  be addressed  to the adult
  1193.  
  1194.         leader's home or business  address (see page 21).  At  the top of the
  1195.  
  1196.         screen,  it  will show  you  which  address will  be  printed on  the
  1197.  
  1198.         envelope/label.   The Phone/Address List will print the phone/address
  1199.  
  1200.         list.   All  Records will  print  all of  the  adult records  in  the
  1201.  
  1202.         database, Selected Records will print records which you select  to be
  1203.  
  1204.         printed (see page 26).
  1205.  
  1206.         After you finish selecting what you wish to print, the printer status
  1207.  
  1208.         screen  will appear.  Hit a key to  print the information.  After the
  1209.  
  1210.         printing is complete, the main menu will reappear. 
  1211.  
  1212.         The  scout print  menu has  many more  options to  choose from.   The
  1213.  
  1214.         choices (in order) are: A) Advancement Progress Report, B) Individual
  1215.  
  1216.         Progress  Reports,  C) Permission  Slips,  D)  Unawarded  Badges,  E)
  1217.  
  1218.         Envelopes/Labels, F) Roster, G) Phone List, H) Note  Pad, the I and J
  1219.  
  1220.         deal with  printing  the  actual  records (All  Personal  Records  or
  1221.  
  1222.         Selected Personal Records).
  1223.  
  1224.         Advancement Progress Report
  1225.  
  1226.         The Advancement  Progress Report  will print  out  the detailed  rank
  1227.  
  1228.         requirement screen of each scout.
  1229.  
  1230.         A menu will appear asking you to choose  whether you want selected or
  1231.  
  1232.         all records.   If you  choose select records,  the select  names menu
  1233.  
  1234.         will  appear (see page 26).  After  selecting the records you wish to
  1235.  
  1236.         have printed (or  selecting all records),  a menu will  appear asking
  1237.  
  1238.         you to choose whether you  wish to print just the rank that the scout
  1239.  
  1240.         is  currently  working  on  or  all ranks  for  which  the  scout has
  1241.  
  1242.  
  1243.                                         - 19 -
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.         completed  at least one requirement.   After choosing the appropriate
  1248.  
  1249.         selection, the  printer status screen  will appear.   Hit a  key when
  1250.  
  1251.         your printer is online.
  1252.  
  1253.         Individual Progress Report
  1254.  
  1255.         This option  prints out a complete Individual  Progress Report.  This
  1256.  
  1257.         report  prints  out  a  scout's name,  den,  current  position,  date
  1258.  
  1259.         effective,  current rank and date it was  earned.  It also prints out
  1260.  
  1261.         ranks,  activity badges,  arrow points and  the dates  that they were
  1262.  
  1263.         earned.  It also prints out the total number of electives completed.
  1264.  
  1265.         Permission Slips
  1266.  
  1267.         This option allows you to print out permission slips to scouts.
  1268.  
  1269.         First,  select whether  you want permission  slips for  all or select
  1270.  
  1271.         records.   Next, the entry screen will  appear.  There are fields for
  1272.  
  1273.         the following: Activity, Dates, Destination, Departing From and Time,
  1274.  
  1275.         Returning To  and Time,  Adults Accompanying  Scouts, Cost,  What the
  1276.  
  1277.         money is for, Equipment Needed, Leader's Emergency Contact and  Phone
  1278.  
  1279.         Number, Den Number and  Leader's Phone Number.   When you are on  the
  1280.  
  1281.         Returning To field, you can hit [CTRL-C] to copy the information that
  1282.  
  1283.         is in  the Departing  From field.   When you  are satisfied with  the
  1284.  
  1285.         entries, hit [F10] to go to the printer status screen.
  1286.  
  1287.         Unawarded Badges Report
  1288.  
  1289.         The Unawarded  Badges Report  will  print out  all of  the  unawarded
  1290.  
  1291.         badges  in the  database.   After choosing  this option,  the printer
  1292.  
  1293.         status screen will appear.
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.                                         - 20 -
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.                                Envelope/Label Printing
  1309.  
  1310.                                                                              
  1311.                                                                              
  1312.            Printing  : Labels                                                
  1313.            Records   : All                                                   
  1314.            Recipient : Scout at Home Address                                 
  1315.            Feed      : Continuous                                            
  1316.                                                                              
  1317.                                                                              
  1318.                                Labels/Envelope Print Menu (SCOUT)            
  1319.                                                                              
  1320.                                1  Print Labels                               
  1321.                                2  Print Envelopes                            
  1322.                                3  Single/Continuous Envelopes                
  1323.                                4  All Records                                
  1324.                                5  Select Records                             
  1325.                                6  Select Recipient                           
  1326.                                7  Done                                       
  1327.                                                                              
  1328.                                                                              
  1329.  
  1330.         This option allows you to print envelopes and labels.  
  1331.  
  1332.         In the upper  left hand corner  will be the  status of your  options.
  1333.  
  1334.         Next  to Printing:,  it will  have the  item  which you  are printing
  1335.  
  1336.         (Labels or Envelopes)  and next to Records:, it will  have either All
  1337.  
  1338.         or Selected (meaning  all or selected  records).  Next  to Recipient:
  1339.  
  1340.         shows who the recipient of the envelope/label is and which address it
  1341.  
  1342.         is going to.  Choosing option one sets the printing status to Labels.
  1343.  
  1344.         Choosing  option two  sets the  printing status  to Envelopes.   When
  1345.  
  1346.         printing envelopes, you can put up to five lines that will be printed
  1347.  
  1348.         in the  upper left hand  corner of the  envelope (a header).   If you
  1349.  
  1350.         would like, you can center or right justify the heading by putting in
  1351.  
  1352.         the appropriate number of spaces.  Move between the lines with the up
  1353.  
  1354.         and down cursor  keys.   Hit [F10] when  done typing  in the  header.
  1355.  
  1356.         Selection  3  allows  you  to  select  either  continuous  or  single
  1357.  
  1358.         envelopes.   When you  select  this option,  it will  toggle  between
  1359.  
  1360.         continuous and single  envelopes.  Labels  must be continuous.   When
  1361.  
  1362.         you  get  to  the  printer  status  screen,  if  you  selected single
  1363.  
  1364.  
  1365.                                         - 21 -
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.         envelopes, it will ask you to put an envelope in your printer and hit
  1370.  
  1371.         a key.   After an envelope  is printed, you will be  prompted to load
  1372.  
  1373.         another envelope into your printer and hit a key.  This process  will
  1374.  
  1375.         continue  until all  of  the envelopes  have been  printed.   If  you
  1376.  
  1377.         selected continuous envelopes, put  the continuous envelopes in  your
  1378.  
  1379.         printer and hit a key.   Selection 4 will set the Records: option  to
  1380.  
  1381.         ALL and selection 5 will allow you to select records that you wish to
  1382.  
  1383.         print.    Selection  6 allows  you  to choose  the  recipient  of the
  1384.  
  1385.         envelope/label.  You can choose either the scout,  parent/guardian #1
  1386.  
  1387.         or parent/guardian #2.  If you choose either of the parent/guardians,
  1388.  
  1389.         you will then have to choose which address to make the envelope/label
  1390.  
  1391.         out to.   You can  choose either the  home address or  the respective
  1392.  
  1393.         parent/guardian's business address.   If, for example, you  choose to
  1394.  
  1395.         send  the envelope/label to  Parent/Guardian #1 at  the home address,
  1396.  
  1397.         next to Recipient: will be Parent/Guardian  #1 at Home Address.  When
  1398.  
  1399.         you are  complete, select  number  7 (Done)  and the  printer  status
  1400.  
  1401.         screen  will appear  and after  checking your  printer, hit a  key to
  1402.  
  1403.         start.
  1404.  
  1405.         NOTES: The default  label size is 15x16"  X 3 1/2".  For  labels, the
  1406.  
  1407.         optimum position should be to cut the last hole of the previous label
  1408.  
  1409.         in half with the printer bar.   Also do the same with the  continuous
  1410.  
  1411.         envelopes.  However,  some printers  are different  so experiment  to
  1412.  
  1413.         find  the appropriate  starting position.   You  can also  change the
  1414.  
  1415.         label size from the Change Printer Options Menu (see page 28).  Also,
  1416.  
  1417.         when you are  performing single envelope  feeding, when the  envelope
  1418.  
  1419.         finishes printing, the printer will formfeed the envelope out of it.
  1420.  
  1421.         Roster
  1422.  
  1423.         The roster will print the names,  positions, den and phone number  of
  1424.  
  1425.  
  1426.                                         - 22 -
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.         all or selected  scouts.  You  can also choose  whether you want  the
  1431.  
  1432.         Roster to be printed  in alphabetical or den  order.  The default  is
  1433.  
  1434.         Alphabetical.  If you choose by Den, then you can choose whether  you
  1435.  
  1436.         want to print each den on  a separate page (option #3).   The default
  1437.  
  1438.         is All Dens on the Same Page.   Your current choices are shown at the
  1439.  
  1440.         top of the screen.
  1441.  
  1442.         In  order for the Roster Printout to  print the current position of a
  1443.  
  1444.         scout, it goes backwards through the scout's positions held list, and
  1445.  
  1446.         after finding one  taken, it is  going to see if  it has a  Date From
  1447.  
  1448.         entered, but no Date To entered.  For example, if a scout's positions
  1449.  
  1450.         held fields  were  filled  up to  eight  (the scout  has  held  eight
  1451.  
  1452.         positions), Cubmate will look at number eight and see if the Date  To
  1453.  
  1454.         field had a date.   If it doesn't,  then that is the  scout's current
  1455.  
  1456.         position.   If it does  have a date entered,  then the scout does not
  1457.  
  1458.         have  a position  at the  present time,  and nothing  is printed  for
  1459.  
  1460.         position.
  1461.  
  1462.         Phone List
  1463.  
  1464.         The phone list will print the names and addresses of all or  selected
  1465.  
  1466.         scouts and their parent/guardian's first names.  You can  also choose
  1467.  
  1468.         whether you want the Phone List to be  printed in alphabetical or den
  1469.  
  1470.         order.  The default is Alphabetical.  If you choose  by Den, then you
  1471.  
  1472.         can choose  whether you  want to print  each den  on a separate  page
  1473.  
  1474.         (option #3).  The default is All Dens on the Same Page.  Your current
  1475.  
  1476.         choices are shown at the top of the screen.
  1477.  
  1478.         Notes
  1479.  
  1480.         This will print the CUBMATE note pad.  If the note pad doesn't exist,
  1481.  
  1482.         a message will  be printed on the screen and  the program will return
  1483.  
  1484.         to the main menu.  If the file exists, the printer status screen will
  1485.  
  1486.  
  1487.                                         - 23 -
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.         appear and the note pad will be printed.
  1492.  
  1493.         Printing of Records
  1494.  
  1495.         The last two  selections on the main print menu  deal with the actual
  1496.  
  1497.         printing of records in the database.  All Personal Records will print
  1498.  
  1499.         all records.  Select Personal Records will allow you to  select which
  1500.  
  1501.         records to be printed.
  1502.  
  1503.         After choosing the appropriate option, the pages menu will appear and
  1504.  
  1505.         you  will then choose whether all  of the pages or  some of the pages
  1506.  
  1507.         are to be printed.  If you choose select pages, the select pages menu
  1508.  
  1509.         will appear.
  1510.          
  1511.                                                                              
  1512.                                                                              
  1513.                                                                              
  1514.                                      Select Pages Menu                       
  1515.                                                                              
  1516.                                 1  Select Page                               
  1517.                                 2  Unselect Page                             
  1518.                                 3  Load Default Page Selections              
  1519.                                 4  Save Default Page Selections              
  1520.                                 5  Clear ALL Page Selections                 
  1521.                                 6  Done                                      
  1522.                                                                              
  1523.                                                                              
  1524.                                                                              
  1525.                                                                              
  1526.                                                                              
  1527.         Selection one and two will bring up  a list of pages.  Pages that are
  1528.  
  1529.         selected will  have an *  next to them.   Select or  Unselect them by
  1530.  
  1531.         hitting the number of the page.
  1532.  
  1533.         Selection three will load the default page selection.
  1534.  
  1535.         Selection  four will  save your page  selections in  the default page
  1536.  
  1537.         file.  This  is useful if you regularly print  out certain pages, but
  1538.  
  1539.         not all.   You will be asked to confirm that  you wish save your page
  1540.  
  1541.         selections.  Enter Y (yes) or N (no).
  1542.  
  1543.         Selection five will clear all page selections.  You will be asked  to
  1544.  
  1545.         confirm that  you wish to clear  all selections.  Enter Y  (yes) or N
  1546.  
  1547.  
  1548.                                         - 24 -
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.         (no).
  1553.  
  1554.         After choosing  the pages, select Done and  the printer status screen
  1555.  
  1556.         will appear.  Line up your paper and hit a key to start printing.
  1557.  
  1558.         NOTES: if no pages are chosen, a message will appear stating that you
  1559.  
  1560.         chose no  pages and you will  be taken back  to the main menu.   Also
  1561.  
  1562.         note that  when printing, the  detailed rank requirement  information
  1563.  
  1564.         for the scouts  will not be  printed.  This  is what the  Advancement
  1565.  
  1566.         Progress  Report is  for.  Lastly,  badges that  weren't awarded will
  1567.  
  1568.         contain a NA message next to them.
  1569.  
  1570.                                 Printer Status Screen
  1571.  
  1572.         The  Printer Status  Screen is  the screen  which appears  whenever a
  1573.  
  1574.         report is  being printed.  This  screens shows the current  status of
  1575.  
  1576.         the printer.  There are five codes that can be returned.
  1577.  
  1578.            Printing        - The data is being printed.
  1579.            Out of Paper    - The printer is out of paper.
  1580.            Printer Offline - The printer is either off or offline.
  1581.            Printer Busy    - The printer is printing something else.  The
  1582.                              program will wait its turn to print.
  1583.            Unknown Problem - Something else is wrong with your printer.
  1584.  
  1585.         If an error occurs (with the  exception of Printer Busy), the printer
  1586.  
  1587.         will reprint the ENTIRE current page.  If you wish to abort printing,
  1588.  
  1589.         type A and hit return otherwise reset the printer paper to the top of
  1590.  
  1591.         the page and type C and then hit return to print.
  1592.  
  1593.         This screen also allows you to choose how many copies of a report you
  1594.  
  1595.         would like to print as well as whether the report is to be printed to
  1596.  
  1597.         a file.
  1598.  
  1599.         If  you  hit  [ALT-F],  you  will  be  prompted  for  a  file   name.
  1600.  
  1601.         CUBMATE will then check  to see if that file exists.  If it does, you
  1602.  
  1603.         will be asked to  confirm whether you want the file to be overwritten
  1604.  
  1605.         or not.   Hit Y  to overwrite the  file or N  to select another  file
  1606.  
  1607.         name.
  1608.  
  1609.                                         - 25 -
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.         If you hit  [ALT-C], then you  will prompted to  enter the number  of
  1614.  
  1615.         copies that you want printed.  Enter a number from 1 to 99.
  1616.  
  1617.         The  printer status  screen shows  the current  copy that  CUBMATE is
  1618.  
  1619.         printing as well as how many copies were requested.
  1620.  
  1621.         If  you selected  NO PRINTER in  the installation  program, a message
  1622.  
  1623.         will appear on  the top of the screen notifying you that you can only
  1624.  
  1625.         print to a file.  Regardless of what key you hit (except for [ESC] to
  1626.  
  1627.         abort to the main menu  or [ALT-C] for copies), you will  be prompted
  1628.  
  1629.         for a file name.
  1630.  
  1631.         NOTES: There has  been some problems  with CUBMATE and  printers when
  1632.  
  1633.         they run  out of paper  (or another problem  occurs) and the  printer
  1634.  
  1635.         status screen still  says PRINTING.   If this problem  occurs, simply
  1636.  
  1637.         turn the printer  off and back  on.  Leave the  problem intact.   For
  1638.  
  1639.         example, if you run out of paper and the program does not acknowledge
  1640.  
  1641.         this, turn off  your printer and then back on  with the PRINTER STILL
  1642.  
  1643.         OUT  OF PAPER.  CUBMATE will then  recognize the problem and then you
  1644.  
  1645.         can correct it.  Reload  the paper to the top of the page and CUBMATE
  1646.  
  1647.         will continue printing starting with the entire page where  the error
  1648.  
  1649.         occurred.
  1650.  
  1651.                                   Select Names Menu
  1652.  
  1653.         The Select  Names  Menu allows  you to  select certain  names in  the
  1654.  
  1655.         database to be printed.
  1656.  
  1657.  
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.  
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.  
  1668.  
  1669.  
  1670.                                         - 26 -
  1671.  
  1672.  
  1673.  
  1674.                         What the Select Names menu looks like:
  1675.  
  1676.                                                                  
  1677.                                                                  
  1678.                               Select Names Menu                  
  1679.                                                                  
  1680.                               1 - Record Number                  
  1681.                               2 - Name                           
  1682.                               3 - List Names in Database         
  1683.                               4 - List Selected Names            
  1684.                               5 - Unselect Name                  
  1685.                               6 - Select Groups                  
  1686.                               7 - Select Dens                    
  1687.                               8 - Done                           
  1688.                                                                  
  1689.                               Names Selected: 0                  
  1690.                                                                  
  1691.                                                                  
  1692.                                                                  
  1693.  
  1694.  
  1695.         Option 1 allows  you to enter the  record number of the  record to be
  1696.  
  1697.         added  to the selected  names list.   If an invalid  record number is
  1698.  
  1699.         entered, an error message will appear.  Option 2 allows you to  enter
  1700.  
  1701.         the  name of the scout to  be added to the  selected names list. Note
  1702.  
  1703.         that you do  not have to enter  in the entire name.   For example, if
  1704.  
  1705.         you wish to choose a record for scout Johnson, Kevin, you could enter
  1706.  
  1707.         in jo and  CUBMATE will choose  that name.   CUBMATE will choose  the
  1708.  
  1709.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  1710.  
  1711.         two or more  scouts with  the last name  Johnson, you  would have  to
  1712.  
  1713.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  1714.  
  1715.         selected.  If an  invalid name (not in  the database) is entered,  an
  1716.  
  1717.         error message will  appear.  Option 3 will  list all of the  names in
  1718.  
  1719.         the database.  To choose one  name, go to the name and  hit [RETURN].
  1720.  
  1721.         To choose  more than one  name, use the space  bar to mark  each name
  1722.  
  1723.         that you want to select, and  then hit [RETURN].  Choose NONE or  hit
  1724.  
  1725.         [ESC]  if no  names are  desired.  Option  4 lists  all of  the names
  1726.  
  1727.         selected.  Browse the list using the Up, Down, Page  Down and Page Up
  1728.  
  1729.         keys.  Choose DONE (at the bottom of the list) when finished browsing
  1730.  
  1731.                                         - 27 -
  1732.  
  1733.  
  1734.  
  1735.         the list.  Option 5 allows you to unselect names which were selected.
  1736.  
  1737.         You can  mark multiple names  to be  unselected with  the space  bar.
  1738.  
  1739.         Choose NONE (at the bottom  of the list) or hit [ESC] if no names are
  1740.  
  1741.         to be unselected.  Option 6 allows you to select all of the scouts or
  1742.  
  1743.         adults in  certain Group/Projects.  When you  select this option, all
  1744.  
  1745.         of the Group/Project codes will appear.  Select the group you want to
  1746.  
  1747.         be  included  in  the  report.    Option   7  allows  you  to  select
  1748.  
  1749.         scouts/adults in certain  dens.  When you select  this option, all of
  1750.  
  1751.         the Den names will appear.  Select the den you want to be included in
  1752.  
  1753.         the report, and option 8 (DONE) goes to the next menu.  Next to Names
  1754.  
  1755.         Selected: will appear the number of names selected.
  1756.  
  1757.         Change Printer Options
  1758.  
  1759.         The  Change Printer  Options allow you  to change  your printer port,
  1760.  
  1761.         lines per page, and label and envelope setup.
  1762.  
  1763.         The first  item is Change  Printer Port.   Choosing this  option will
  1764.  
  1765.         bring up  a  list  of printer  ports  and  NP (which  stands  for  no
  1766.  
  1767.         printer).   Select your  new printer port  and hit [F10]  to make the
  1768.  
  1769.         change permanent.
  1770.  
  1771.         The second item is  Change Lines Per Page.  Choosing this option will
  1772.  
  1773.         allow you to change  the number of lines  you want printed per  page.
  1774.  
  1775.         Enter the  new number of  lines per  page and hit  [F10] to make  the
  1776.  
  1777.         change permanent.
  1778.  
  1779.         The third item is Change  Label Setup.  You can configure:  1) Number
  1780.  
  1781.         of Spaces  Across, 2) Number  of Lines Down,  3) Number of  Lines per
  1782.  
  1783.         Labels (size) and 4)  Number of Labels Per Page.   If you enter  in a
  1784.  
  1785.         number other  than 0 for  labels per  page, then after  the specified
  1786.  
  1787.         number of  labels have been  printed, a form  feed will occur.   This
  1788.  
  1789.         will  most likely be used for people  with laser printers.  Option #2
  1790.  
  1791.  
  1792.                                         - 28 -
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796.         (number of lines  down) will linefeed  the specified number  of lines
  1797.  
  1798.         down at the beginning of the printout and after each form feed.
  1799.  
  1800.         NOTES: On  a Panasonic  KX-P1180i, the  default of 7  for label  size
  1801.  
  1802.         works fine (for 15x16" X 3 1/2" labels).  For some printers, however,
  1803.  
  1804.         you may need to adjust the number (probably  to 8) to print correctly
  1805.  
  1806.         on that label size.  To abort changing any of the values, hit [ESC].
  1807.  
  1808.         The fourth item is Change Envelope Setup.   Choosing this option will
  1809.  
  1810.         allow you to configure the number of spaces across an envelope (where
  1811.  
  1812.         the  name and  address will  be printed),  the number  of  lines down
  1813.  
  1814.         (number of line feeds before printing an envelope), and the number of
  1815.  
  1816.         lines per envelope (the size  of the envelope).  The defaults  are 28
  1817.  
  1818.         spaces across, 0 lines down and 25 lines per envelope (for a  regular
  1819.  
  1820.         business sized envelope).
  1821.  
  1822.                                     [G] Mail Merge
  1823.  
  1824.         The purpose of the Mail Merge option is to greatly simplify the  task
  1825.  
  1826.         of mailings.   Remember  when you had  to load  a letter,  type in  a
  1827.  
  1828.         person's name and  address, print it out, then the next person's name
  1829.  
  1830.         and address, print it out and so  on.  The Mail Merge fully automates
  1831.  
  1832.         printing letters for you.  Whether you are mailing a letter to one or
  1833.  
  1834.         fifty scouts, mail merge is a handy convenience.
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.                                         - 29 -
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.                          What the mail merge menu looks like:
  1858.  
  1859.  
  1860.                                                                              
  1861.                                                                              
  1862.           Header: OFF                                                        
  1863.           Scout Records: ALL                                                 
  1864.           Adult Records: ALL                                                 
  1865.                                                                              
  1866.                                                                              
  1867.                                Mail Merge Menu                               
  1868.                                                                              
  1869.                                1  Type Letter                                
  1870.                                2  Select Scout Records                       
  1871.                                3  All/No Scout Records                       
  1872.                                4  Select Adult Records                       
  1873.                                5  All/No Adult Records                       
  1874.                                6  Header ON/OFF                              
  1875.                                7  Print Letters                              
  1876.                                8  Exit                                       
  1877.                                                                              
  1878.                                                                              
  1879.                                                                              
  1880.  
  1881.  
  1882.         Option number one will allow you to create (or edit) the letter  that
  1883.  
  1884.         will  be used  in  the mail  merge.   Select  a name  for  the letter
  1885.  
  1886.         (maximum of eight characters).   If the you wish to modify  a letter,
  1887.  
  1888.         simply type  the name of the  letter and it  will be retrieved.   The
  1889.  
  1890.         text editor  will be invoked and  you can then make  whatever changes
  1891.  
  1892.         need to  be made.   After typing the letter,  hit [F7] and  type Y to
  1893.  
  1894.         confirm that you wish to  save the letter.  The letter  will be saved
  1895.  
  1896.         and the program will  return to the Mail Merge Menu.  For information
  1897.  
  1898.         concerning the text editor, see the NOTE PAD section (see page 39).
  1899.  
  1900.         Option number two will allow you to select scout records.  The select
  1901.  
  1902.         records menu will  appear and you  will be able  to choose the  scout
  1903.  
  1904.         records which you wish to have included in the mail merge.  See above
  1905.  
  1906.         for information on the select records menu (see page 26).
  1907.  
  1908.         Option  number three is for including all  or no scout records in the
  1909.  
  1910.         mail  merge.  This is useful  if you wish to  have letters printed to
  1911.  
  1912.         only the adult leaders.  Choosing this option will switch between ALL
  1913.  
  1914.                                         - 30 -
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.         and NONE or if you previously  chose selected records, it will switch
  1919.  
  1920.         to ALL.   The Scout Records:  message on the top of  the screen shows
  1921.  
  1922.         which scout records will be printed (ALL, SELECTED or NONE).
  1923.  
  1924.         Option number four  allows you to select the adult  records which you
  1925.  
  1926.         wish  to include in  the mail  merge.   The select records  menu will
  1927.  
  1928.         appear and  you will be  able to choose  the adult records  which you
  1929.  
  1930.         wish  to have included in the mail  merge.  See above for information
  1931.  
  1932.         on the select records menu (see page 26).
  1933.  
  1934.         Option number five is  for including all or  no adult records in  the
  1935.  
  1936.         mail merge.  This  is useful if you  wish to have letters printed  to
  1937.  
  1938.         only  the scouts.  Choosing  this option will  switch between ALL and
  1939.  
  1940.         NONE or if  you previously chose selected records, it  will switch to
  1941.  
  1942.         ALL.  The Adult Records:  on the top of the screen  shows which scout
  1943.  
  1944.         records will be printed (ALL, SELECTED or NONE).
  1945.  
  1946.         Option number six  allows you to choose whether you  want a header or
  1947.  
  1948.         not.   The header is the return  address, date, etc.   If a header is
  1949.  
  1950.         desired,  select item  #6 and  type in  the header.   Five  lines are
  1951.  
  1952.         available for the header.  This option was included in case a  header
  1953.  
  1954.         wasn't put in the  actual letter.  The  header, if selected, will  be
  1955.  
  1956.         the first thing printed.  When done, hit [F10] to return to the  mail
  1957.  
  1958.         merge menu.  If the header is  selected and you wish to deselect  (or
  1959.  
  1960.         change) it, choose header again.
  1961.  
  1962.         Option  number seven is to print the  letters.  Enter the name of the
  1963.  
  1964.         file  containing the  letter.   If  the file  doesn't exist  an error
  1965.  
  1966.         message will be shown.  If the file exists the program  will take you
  1967.  
  1968.         to the selection screen.  On this screen,  if you are sending letters
  1969.  
  1970.         to  any scouts,  you now would  select the  recipient of  the letter.
  1971.  
  1972.         Choose either Scout,  Parent/Guardian #1 or  Parent/Guardian #2.   If
  1973.  
  1974.  
  1975.                                         - 31 -
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.         you  choose Parent/Guardian  #1 or  Parent/Guardian #2,  a  menu will
  1980.  
  1981.         appear allowing  you to choose  what address to  send the  letter to.
  1982.  
  1983.         Select either  the home address  or the respective  Parent/Guardian's
  1984.  
  1985.         business address.  After selecting the appropriate choice the program
  1986.  
  1987.         will proceed to  the printer status  screen.  After  making sure  the
  1988.  
  1989.         paper  is in  the printer  and properly  loaded, hit  a key  to start
  1990.  
  1991.         printing.
  1992.  
  1993.         If you didn't  select any records, you will  be informed and returned
  1994.  
  1995.         to the main menu.  If you  choose Select Scout Records (option #2) or
  1996.  
  1997.         Select Adult Records (option #4) on the mail merge menu and return to
  1998.  
  1999.         the  mail merge menu  without selecting any  records, the appropriate
  2000.  
  2001.         category (either Scout or Adult Records) will be set to NONE.
  2002.  
  2003.         Option eight will return you to the main menu.
  2004.  
  2005.         NOTES: What mail merge  does is make a  letter for each chosen  scout
  2006.  
  2007.         and/or adult.   It will print a header if desired and then Dear [name
  2008.  
  2009.         of scout or adult]: and then print the body of the letter.
  2010.  
  2011.                                   Customized Reports
  2012.  
  2013.         You can created Customized Reports with CUBMATE.  Many  variables are
  2014.  
  2015.         supported and creating customized forms is very easy.
  2016.  
  2017.         All you have to do is use a word processor (or TED - see  page 39) to
  2018.  
  2019.         create  the report.   When  you wish  to include  a field,  enter the
  2020.  
  2021.         desired field name in  the report.  All of the  variables, as well as
  2022.  
  2023.         examples, are covered in Appendix C.
  2024.  
  2025.                             [H] Pack/Den Inventory Module
  2026.  
  2027.         The Pack/Den Inventory Module tracks pack inventory.  After  choosing
  2028.  
  2029.         this option, if the file "PACKINV.DAT" (the inventory file) is not in
  2030.  
  2031.         the directory, a message will appear and a new file will be  created.
  2032.  
  2033.         Here is what each option does:
  2034.  
  2035.  
  2036.                                         - 32 -
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.         Add Items
  2041.  
  2042.         This  option allows  you  to  add  items to  the  Pack/Den  Inventory
  2043.  
  2044.         database.   There are fields for the Item name, value, condition, the
  2045.  
  2046.         person to whom the item  was lent to, the  date lent, date due,  date
  2047.  
  2048.         returned and two lines  for comments.  In the top of  the box will be
  2049.  
  2050.         the item number.   Hit [F10] to  save or [ESC]  to abort to the  main
  2051.  
  2052.         menu.
  2053.  
  2054.         View Items
  2055.  
  2056.         This option  allows you to  view/modify/delete items in  the Pack/Den
  2057.  
  2058.         Inventory  database.   When  choosing  this item,  the  database will
  2059.  
  2060.         display  record number one.   You can browse  through the fields with
  2061.  
  2062.         the up and down arrow keys.  You can also change  information such as
  2063.  
  2064.         the person to whom the  item was lent to, condition, etc.   To browse
  2065.  
  2066.         through  the different  items in  the database,  use the  [PG/UP] and
  2067.  
  2068.         [PG/DN]  keys.   If an  attempt is  made to go  beyond or  before the
  2069.  
  2070.         database,  an  error beep  will  sound.   There  are also  some other
  2071.  
  2072.         functions.  To  mark or unmark the  item for deletion,  hit [CTRL-D].
  2073.  
  2074.         If an item is  marked for deletion when  the database is packed,  the
  2075.  
  2076.         item will be permanently  erased.  To go  to a specific item  number,
  2077.  
  2078.         hit  [CTRL-G].  A prompt will  be made for the item  number to go to.
  2079.  
  2080.         Enter the item number and hit return.  If the item number is invalid,
  2081.  
  2082.         an error beep will sound.  After modifying an item, hit [F10] to save
  2083.  
  2084.         the updated information or [ESC] to return to the  Pack/Den Inventory
  2085.  
  2086.         menu.  If  you hit [F10],  a message will  be briefly printed  on the
  2087.  
  2088.         screen confirming the update.
  2089.  
  2090.         If the item was  lent out and the  borrower returned the item,  enter
  2091.  
  2092.         the  date it  was returned.   After entering  the date  returned, hit
  2093.  
  2094.         [F10].    If  a  pack/den  inventory  history  is  being   kept,  the
  2095.  
  2096.  
  2097.                                         - 33 -
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.         information will be saved in the pack/den history file, otherwise the
  2102.  
  2103.         item will  return to the  unborrowed state (the  lent to,  date lent,
  2104.  
  2105.         date due and returned fields will be erased).
  2106.  
  2107.         Overdue/Lent Out Items
  2108.  
  2109.         This option will show either which items were lent out or which items
  2110.  
  2111.         are overdue (depending on the selection).
  2112.  
  2113.         After selecting this option,  another menu will appear.  You  will be
  2114.  
  2115.         prompted  to choose either  to view the  items which are  lent out or
  2116.  
  2117.         which items are overdue.  After selecting the appropriate choice, you
  2118.  
  2119.         will be  prompted if  the output is  to go  to the  printer.  If  you
  2120.  
  2121.         select no the screen  will clear and will  show which items meet  the
  2122.  
  2123.         condition that was selected.   If the list  is more than one  screen,
  2124.  
  2125.         when the screen is full, a message will appear prompting you to hit a
  2126.  
  2127.         key  to  go to  the  next  screen.   If  you selected  to  output the
  2128.  
  2129.         information to  the printer, the  printer status screen  will appear.
  2130.  
  2131.         Hit return  to start  printing.   When  checking for  overdue  items,
  2132.  
  2133.         CUBMATE  will compare  the "Date  Due" field  of the record  with the
  2134.  
  2135.         system  date.   If  the system  date is  incorrect, then  the Overdue
  2136.  
  2137.         option will not produce accurate results.
  2138.  
  2139.         After  all of  the items  meeting the  condition are  printed  out, a
  2140.  
  2141.         message  confirming this will be shown.   Hit a key  to return to the
  2142.  
  2143.         pack/den inventory menu.
  2144.  
  2145.         View History
  2146.  
  2147.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  2148.  
  2149.         available,  otherwise a  message stating  that you  chose not  keep a
  2150.  
  2151.         pack/den history will appear and you will be returned to the pack/den
  2152.  
  2153.         inventory menu.
  2154.  
  2155.         After choosing  to view  the history, you  will be asked  whether the
  2156.  
  2157.  
  2158.                                         - 34 -
  2159.  
  2160.  
  2161.  
  2162.         output should go  to a printer.  If you answer no, the output will be
  2163.  
  2164.         displayed on the screen.   If the contents are more than  one screen,
  2165.  
  2166.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  2167.  
  2168.         key to view the next screen.   If you chose to print  the information
  2169.  
  2170.         on a printer,  the printer status screen  will appear.  Hit  a key to
  2171.  
  2172.         print.
  2173.  
  2174.         About the Pack/Den  History File: After  a borrower returns  the item
  2175.  
  2176.         (data is entered for the "Date Returned" field of the specific item),
  2177.  
  2178.         the information will be stored in the pack/den history file.  Here is
  2179.  
  2180.         a sample of an entry in the pack/den history file:
  2181.  
  2182.                               Pack/Den Inventory History
  2183.                               --------------------------
  2184.         Item: Four Man Tent
  2185.         Lent to: Joe Scout
  2186.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2187.         The tent was returned in great condition.
  2188.  
  2189.  
  2190.         The data file name is "TRHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2191.  
  2192.         to delete it, simply delete or move it somewhere else (if you wish to
  2193.  
  2194.         keep it) and CUBMATE will automatically create a new history file.
  2195.  
  2196.         Print Items
  2197.  
  2198.         This option will allow you to print your pack/den inventory file or a
  2199.  
  2200.         pack/den inventory checklist.
  2201.  
  2202.         When you select  this option, another menu will appear.   You will be
  2203.  
  2204.         prompted to choose either a Full Inventory Printout (#1)  or Pack/Den
  2205.  
  2206.         Inventory Checklist (#2).
  2207.  
  2208.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2209.  
  2210.         your Pack/Den Inventory file.   If the item  is lent out, the  person
  2211.  
  2212.         whom it was  lent to,  the date  lent and  date due  will be  printed
  2213.  
  2214.         underneath the item.   If the item  is not lent  out, the item  name,
  2215.  
  2216.         condition  and value  will be printed  out.   The Inventory Checklist
  2217.  
  2218.  
  2219.                                         - 35 -
  2220.  
  2221.  
  2222.  
  2223.         consists of  a short line and next  to it the name of  the item.  The
  2224.  
  2225.         checklist is useful for doing inventory checks, while not taking up a
  2226.  
  2227.         lot of paper.  If an item is lent  out, there will be an & next to it
  2228.  
  2229.         (in the left margin). 
  2230.  
  2231.                                  [I] Financial Module
  2232.  
  2233.         The  Financial  Module  tracks  pack/den bank  accounts.    The  menu
  2234.  
  2235.         consists of Adding, Modifying and Printing Financial transactions and
  2236.  
  2237.         Querying the Financial database.  You can also do a Dues Report which
  2238.  
  2239.         totals the  amount of dues collected between  certain (or all) dates.
  2240.  
  2241.         You can track up to five different accounts.
  2242.  
  2243.         Add
  2244.  
  2245.         This option brings up the entry page.  This consists of check number,
  2246.  
  2247.         date, payee, amount and memo.  To enter a withdrawal OR a check, just
  2248.  
  2249.         enter a negative amount (such  as -65.00).  To enter a  deposit, just
  2250.  
  2251.         enter the  amount (such as  65.00).   You should use  consistent memo
  2252.  
  2253.         categories, so that when you do a query, you can do a reliable search
  2254.  
  2255.         using memo categories.
  2256.  
  2257.         Hit [F10] to save the record or [ESC] to abort to the menu.
  2258.  
  2259.         Modify
  2260.  
  2261.         This option allows you to modify financial transactions.  You will be
  2262.  
  2263.         placed  at the first record.   Use [Page Up] and  [Page Down] to move
  2264.  
  2265.         between records.  Use [Alt-G] to go  to a specific record.  Use [Alt-
  2266.  
  2267.         D]  to mark or unmark the record for deletion.  If a record is marked
  2268.  
  2269.         for deletion,  a message  will be  shown  on the  screen.   When  the
  2270.  
  2271.         financial database is packed, all records marked for deletion will be
  2272.  
  2273.         permanently erased.    Otherwise,  follow the  same  instructions  as
  2274.  
  2275.         stated above under ADD.
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.                                         - 36 -
  2281.  
  2282.  
  2283.  
  2284.         Query
  2285.  
  2286.         This option allows you to query the financial transaction database by
  2287.  
  2288.         Check Number, Payee, Memo or Amount.  You will first be asked whether
  2289.  
  2290.         all accounts are  to be included  in the query.   After choosing  the
  2291.  
  2292.         desired  query field, you  will then  be asked  to enter a  string to
  2293.  
  2294.         search for.  When querying for  payee and memo, case doesn't  matter.
  2295.  
  2296.         Also,  you can  enter  partial  information.   Any  transaction  that
  2297.  
  2298.         contains that partial information will be printed out.  You will then
  2299.  
  2300.         be asked if the output is to go to the printer or screen.  The output
  2301.  
  2302.         will consist of record numbers which meet the query condition.
  2303.  
  2304.         Print
  2305.  
  2306.         Selecting this option  will bring up the Print menu.   You will first
  2307.  
  2308.         be asked  whether all accounts  are to be  included in  the printout.
  2309.  
  2310.         You have the option  to print out Transaction  or Dues Reports.   The
  2311.  
  2312.         Transaction Report  consists  of  records entered  in  the  Financial
  2313.  
  2314.         database.   The  Dues Report consists  of dues  paid by  your scouts.
  2315.  
  2316.         After you choose  the desired report, CUBMATE will ask whether to use
  2317.  
  2318.         all dates or  records between  certain dates.   For  example, if  you
  2319.  
  2320.         would  like to see the dues paid  between 1/1/92 and 2/1/92 you would
  2321.  
  2322.         choose the  Dues Report, choose selected dates  and then enter 1/1/92
  2323.  
  2324.         and 2/1/92.  If you wanted to see the dues paid on a particular date,
  2325.  
  2326.         say 2/5/92, then you would choose selected dates and enter 2/5/92 for
  2327.  
  2328.         both Date from and Date to.   After entering the desired information,
  2329.  
  2330.         the printer status screen will appear.  Hit return to start printing.
  2331.  
  2332.         Select Account
  2333.  
  2334.         This option allows you to select, add and delete accounts.
  2335.  
  2336.              Select Account
  2337.  
  2338.              This  option will  bring up  a  list of  all  of your  accounts.
  2339.  
  2340.  
  2341.                                         - 37 -
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.              Highlight the  account  that  you wish  to  activate  and  press
  2346.  
  2347.              [RETURN].
  2348.  
  2349.              Add New Account
  2350.  
  2351.              This option allows you  add new accounts.  Enter the name of the
  2352.  
  2353.              account that you wish  to add.  The account name can  be up to 8
  2354.  
  2355.              characters long.   If you enter an  invalid file name  (one that
  2356.  
  2357.              contains spaces  or no characters), an error  message will occur
  2358.  
  2359.              and you  will be asked  to reenter  the file name.   There is  a
  2360.  
  2361.              maximum of 5 accounts.
  2362.  
  2363.              Delete Account
  2364.  
  2365.              This option  allows you to delete accounts.   Select the account
  2366.  
  2367.              that you wish to delete.  Confirm whether you wish to delete the
  2368.  
  2369.              selected account (Y or N).  If you choose Y, the account will be
  2370.  
  2371.              permanently deleted.
  2372.  
  2373.         Pack Records
  2374.  
  2375.         This option will delete all financial records marked for deletion.
  2376.  
  2377.         NOTES: All of the  actions you take will  be performed on the  active
  2378.  
  2379.         account only.   The active  account will be  displayed on the  top of
  2380.  
  2381.         each screen. 
  2382.  
  2383.                                      [J] Calendar
  2384.  
  2385.         The calendar is capable of holding up to thirty entries.  There  will
  2386.  
  2387.         be fifteen entries displayed on the screen  at any one time.  To make
  2388.  
  2389.         an entry move the cursor to a blank spot.  First enter the date.  Hit
  2390.  
  2391.         RETURN and enter the time of the event.  The next field allows you to
  2392.  
  2393.         enter  either a P for PM or A  for AM.  After entering that, you will
  2394.  
  2395.         proceed to the data  box.  This box allows up to  4 lines of seventy-
  2396.  
  2397.         two characters each  line. To  save the event,  hit [F10].   To  move
  2398.  
  2399.         between entries, use the  [PAGE UP] and [PAGE  DOWN] keys.  To  abort
  2400.  
  2401.  
  2402.                                         - 38 -
  2403.  
  2404.  
  2405.  
  2406.         the event (not  save it as an entry), hit [ESC] or another one of the
  2407.  
  2408.         keys in the box except [F10].  If  you wish to delete an entry, go to
  2409.  
  2410.         the entry and hit  [CTRL-D].  When done  using the calendar, hit  the
  2411.  
  2412.         [ESC]  key to return  to the main  menu.  To print  the calendar, hit
  2413.  
  2414.         [F5] and the printer status  screen will appear.  Make sure  paper is
  2415.  
  2416.         in the printer and hit  a key to print the calendar.   When you abort
  2417.  
  2418.         to the main menu, the calendar is resorted and saved.  While you  are
  2419.  
  2420.         in calendar mode, you  can sort the calendar  if you wish by  hitting
  2421.  
  2422.         [CTRL-S].  Entries that are on or before the current system date will
  2423.  
  2424.         be marked with an *.
  2425.  
  2426.         When you start  up CUBMATE, it checks to see if  there is an event on
  2427.  
  2428.         or before today's date.  If there is an event today or any day before
  2429.  
  2430.         today,  an alarm will sound and  a message will appear notifying you.
  2431.  
  2432.         Also, if you are using CUBMATE when the  day changes, it will recheck
  2433.  
  2434.         the calendar to  see if  there are any  events occurring  on the  new
  2435.  
  2436.         date.  The alarm for an event will only go off once, and then it will
  2437.  
  2438.         be disabled.
  2439.  
  2440.         NOTES: if  the system date is incorrect,  the calendar alarm function
  2441.  
  2442.         will be inaccurate.  Make sure your system date is set correctly.
  2443.  
  2444.                                       [K] Notes
  2445.  
  2446.         The Note pad invokes the mini-word processor.  The word processor was
  2447.  
  2448.         not built into this program but is a separate file.  It is called TED
  2449.  
  2450.         and is copyrighted  (c) by Ziff Communications.  TED  is a Bannerware
  2451.  
  2452.         program (free distribution, but still copyrighted by the author), but
  2453.  
  2454.         has many  useful functions  built  into a  very  small program.    If
  2455.  
  2456.         another text editor is desired, then the main  file has to be renamed
  2457.  
  2458.         to TED and  put in the CUBMATE  directory.  If  it doesn't take up  a
  2459.  
  2460.         large  amount of memory it should work  fine.  Don't forget to rename
  2461.  
  2462.  
  2463.                                         - 39 -
  2464.  
  2465.  
  2466.  
  2467.         it to TED.  Briefly, here are the options available.
  2468.  
  2469.              F1 : Abort will return you to the main menu without saving any
  2470.                   changed information.
  2471.  
  2472.              F2 : This will undo information just changed.
  2473.  
  2474.              F3 : Print will send marked text to the printer.
  2475.  
  2476.              F4 : Mark will highlight desired text.  This option is used to
  2477.                   Cut and Paste and for printing.
  2478.  
  2479.              F5 : Cut will cut (remove) marked text and store it in memory.
  2480.  
  2481.              F6 : Paste will take the text that was cut (now in memory) and
  2482.                   put it where the cursor is located.
  2483.  
  2484.              F7 : Exit allows you to save the note pad.  After hitting
  2485.                   F7, simply hit return.  The note pad will be saved and
  2486.                   the program will return to the main menu.
  2487.  
  2488.              F8 : This option will delete everything to the right of the
  2489.                   cursor.
  2490.  
  2491.              F9 : This option will delete the line the cursor is on.
  2492.  
  2493.              F10: This will undelete a line that was just deleted.
  2494.  
  2495.         Don't forget that you can print the note pad from the Print option on
  2496.  
  2497.         the main menu.  If you wish to send text to the printer while you are
  2498.  
  2499.         in the note pad, you must first mark the text that you wish to print,
  2500.  
  2501.         and then send it to the printer.
  2502.  
  2503.         The note pad will be stored as NOTES.TXT in the CUBMATE directory.
  2504.  
  2505.                                     [L] Utilities
  2506.  
  2507.         The utilities option will bring you to the utilities menu.
  2508.  
  2509.                                                                 
  2510.                                                                 
  2511.                                    Utilities Menu               
  2512.                                                                 
  2513.                                  1 - Pack Records               
  2514.                                  2 - Undelete Records           
  2515.                                  3 - Export/Import Records      
  2516.                                  4 - Backup/Restore Database    
  2517.                                  5 - Defaults/Updates           
  2518.                                  6 - Delete Rank Files          
  2519.                                  7 - Exit                       
  2520.                                                                 
  2521.                                                                 
  2522.  
  2523.  
  2524.                                         - 40 -
  2525.  
  2526.  
  2527.  
  2528.         Pack Records - To Pack Records means to permanently erase the records
  2529.  
  2530.         marked  for deletion and  squeeze the  remaining records  together to
  2531.  
  2532.         take up the least amount of space.  This includes permanently erasing
  2533.  
  2534.         any  Pack/Den   Inventory  records  that  are  marked  for  deletion.
  2535.  
  2536.         Invoking this option will back up the info.dat (calling  it info.bak)
  2537.  
  2538.         and the  adinfo.dat (calling  it  adinfo.bak) files.   It  will  also
  2539.  
  2540.         update  each   record's   Activity  Badge   comment   file   (#.dat).
  2541.  
  2542.         Afterwards, a new index will be generated and the program will return
  2543.  
  2544.         to the  main menu.  If there is not enough space on your disk to pack
  2545.  
  2546.         records, a  message will  be printed on  the screen  and you will  be
  2547.  
  2548.         returned to the main  menu.  On the screen will be  shown the current
  2549.  
  2550.         progress of  the pack.   When the pack  is working on  anything other
  2551.  
  2552.         than the scout  database, a message  will be shown  that the pack  is
  2553.  
  2554.         currently working  on  all  miscellaneous  files.    When  the  scout
  2555.  
  2556.         database begins to be packed, you will be shown how many records  are
  2557.  
  2558.         to be  packed and  the progress of  the pack  (how many records  were
  2559.  
  2560.         packed  and  how  many  were  deleted).    This  information  will be
  2561.  
  2562.         constantly updated throughout the packing process.  When  the packing
  2563.  
  2564.         is done, a message will appear on the screen and you will be returned
  2565.  
  2566.         to the main menu.
  2567.  
  2568.         Undelete Record - Undeleting a  record will UNMARK a record which  is
  2569.  
  2570.         marked for deletion. 
  2571.  
  2572.         A menu will appear asking whether the record  you wish to undelete is
  2573.  
  2574.         a scout or an  adult record.  After  selecting your choice, a  second
  2575.  
  2576.         menu  will appear  allowing you different  ways to select  the way of
  2577.  
  2578.         undeleting the record(s).  Select the  record you wish to undelete by
  2579.  
  2580.         entering the record number, the name of the scout or adult marked for
  2581.  
  2582.         deletion or by listing the records which are marked for deletion.  If
  2583.  
  2584.  
  2585.                                         - 41 -
  2586.  
  2587.  
  2588.  
  2589.         you choose  to select a record by name,  case does not matter.  Also,
  2590.  
  2591.         you do not  have to enter  in the entire name.   For example,  if you
  2592.  
  2593.         wish to undelete a record  for scout Johnson, Kevin, you  could enter
  2594.  
  2595.         in jo and  CUBMATE will choose  that name.   CUBMATE will choose  the
  2596.  
  2597.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  2598.  
  2599.         two or more scouts, that were marked for deletion, with the last name
  2600.  
  2601.         Johnson, you would  have to enter in  more characters to ensure  that
  2602.  
  2603.         the correct  record is  selected.  If  an invalid  record is  entered
  2604.  
  2605.         (such as a record which is not marked for deletion or a record not in
  2606.  
  2607.         the database),  an error  message  will be  shown.   If  successfully
  2608.  
  2609.         undeleted, a message will be shown to inform you of the success.
  2610.  
  2611.         Export/Import Records - This option allows the export and importation
  2612.  
  2613.         of  records  from/to  your CUBMATE  database.    After choosing  this
  2614.  
  2615.         option, a menu will appear  asking you whether you wish to  import or
  2616.  
  2617.         export a file from the database.
  2618.  
  2619.              Import -  Choosing Import will import records  to your database.
  2620.  
  2621.              First,  you  will  be  asked  if  duplicate  records  should  be
  2622.  
  2623.              overwritten.  If you enter Y, then  all records in your database
  2624.  
  2625.              with the same (scout) name as the records being imported will be
  2626.  
  2627.              overwritten.   Enter  N if  you do  not want  any records  to be
  2628.  
  2629.              overwritten (duplicates  will be  created).   You  will then  be
  2630.  
  2631.              prompted to  enter the name  of the import  file.  CUBMATE  will
  2632.  
  2633.              then check to make sure  that the import file is a  valid import
  2634.  
  2635.              file  (was exported  from  another CUBMATE  database).   If  the
  2636.  
  2637.              import  file is  invalid, an error  message will  appear and you
  2638.  
  2639.              will be allowed to enter  a different name.  Hit [ESC]  to abort
  2640.  
  2641.              to the  Utilities menu.   You will then  be shown the  number of
  2642.  
  2643.              records  to be  imported and  the current  progress.   After the
  2644.  
  2645.  
  2646.                                         - 42 -
  2647.  
  2648.  
  2649.  
  2650.              importation is  complete, a message will appear  and you will be
  2651.  
  2652.              returned to the Utilities menu.
  2653.  
  2654.              Export - Choosing Export will export records from your database.
  2655.  
  2656.              You will first be  asked if the export file will be in Scoutmate
  2657.  
  2658.              v3.1 (or higher) format.   Choose Y if the records are  going to
  2659.  
  2660.              imported  into a  Scoutmate database or  N otherwise.   You will
  2661.  
  2662.              then be asked to  choose which records you  wish to export.   If
  2663.  
  2664.              you wish to export  all of the records  in your database, hit  8
  2665.  
  2666.              otherwise choose the records  you wish to export.   If you  exit
  2667.  
  2668.              without choosing any names, you will be informed and returned to
  2669.  
  2670.              the  Utilities menu.   After  choosing the  records you  wish to
  2671.  
  2672.              export,  you will  then be  prompted to  enter the  name of  the
  2673.  
  2674.              export  file.  Make sure that you  do not enter an extension for
  2675.  
  2676.              the  file.  CUBMATE  will then check  to make sure  that no file
  2677.  
  2678.              with that name exists and isn't restricted.  If the file exists,
  2679.  
  2680.              you  will   be  asked  to  confirm  that   the  file  should  be
  2681.  
  2682.              overwritten.   If you  choose no,  you will  be  prompted for  a
  2683.  
  2684.              different file name.  Hit [ESC] to  abort to the Utilities menu.
  2685.  
  2686.              If  you choose yes,  the file will  be overwritten with  the new
  2687.  
  2688.              information.   The  screen will  display how  many records  were
  2689.  
  2690.              selected to be exported and the progress.  After the exportation
  2691.  
  2692.              is  done, you  will be  notified and  returned to  the Utilities
  2693.  
  2694.              Menu.
  2695.  
  2696.              NOTES:  The file  extension for  the export  file will  be .dat.
  2697.  
  2698.              There will also be a file created with the extension .fil.  This
  2699.  
  2700.              file  will  contain all  of  the  exported records'  data  files
  2701.  
  2702.              (notepad, rank, and activity badge information).
  2703.  
  2704.         Backup  Files -  Backing up  files is  an essential  part of  using a
  2705.  
  2706.  
  2707.                                         - 43 -
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.         computer.  One power surge or mistake can ruin days or weeks of work.
  2712.  
  2713.         BACKING UP  FILES REGULARLY IS  STRONGLY RECOMMENDED.  To  do this is
  2714.  
  2715.         painless and  can save days  of work.   Since DOS diskettes  can only
  2716.  
  2717.         hold 122 (or 244  if you use high density disks) files per directory,
  2718.  
  2719.         the  backup utility  will only copy  the info.dat,  adinfo.dat and it
  2720.  
  2721.         will create backfile.dat.  This backfile.dat file will contain all of
  2722.  
  2723.         the scout data files (notepad, rank, and activity badge information).
  2724.  
  2725.         Therefore,  you  must  use  the  restore  option  to  uncompress  the
  2726.  
  2727.         backfile.dat file.   The backup process can take quite  a while.  You
  2728.  
  2729.         will  be updated  as to  how much  of the  backup has  been completed
  2730.  
  2731.         throughout  the process.   Please note  that you  are responsible for
  2732.  
  2733.         making sure you have enough disk space for the backup.  The amount of
  2734.  
  2735.         space  needed is the total of  the file sizes of adinfo.dat, info.dat
  2736.  
  2737.         and all scout data files.   If this number is larger than your floppy
  2738.  
  2739.         disk size,  you should do a  backup to your hard drive  and then save
  2740.  
  2741.         the individual backup files across floppy disks (i.e. do a  backup to
  2742.  
  2743.         your  hard  drive and  then  save  info.dat to  one  floppy disk  and
  2744.  
  2745.         adinfo.dat and backfile.dat  to another floppy  disk).  NOTE:  If you
  2746.  
  2747.         attempt  to perform a  backup to a  directory (or disk)  that already
  2748.  
  2749.         contains backup files, the  previous backup files will  automatically
  2750.  
  2751.         be overwritten.  Also,  if you attempt to  perform a backup with  not
  2752.  
  2753.         enough disk  space  on  the backup  drive,  you will  get  a  "backup
  2754.  
  2755.         unsuccessful" message.
  2756.  
  2757.         Defaults/Updates -  this option allows you to  change the defaults of
  2758.  
  2759.         CUBMATE.
  2760.  
  2761.         Pack/Den Positions
  2762.  
  2763.         You can enter up to 30 pack/den positions.
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.                                         - 44 -
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.         Adult Positions
  2773.  
  2774.         You can enter up to 30 adult positions.
  2775.  
  2776.         Return Address
  2777.  
  2778.         You can enter up to five lines of seventy eight characters each for a
  2779.  
  2780.         default return address.  This return address will be the  default for
  2781.  
  2782.         envelopes as well as mail merge.
  2783.  
  2784.         City, State, Zip Code and Area Code
  2785.  
  2786.         You  can enter defaults  for the  above four  items.  Every  time you
  2787.  
  2788.         enter a new  adult or  scout record, the  fields for  which you  have
  2789.  
  2790.         default values will be automatically inserted into the new record.
  2791.  
  2792.         Group/Project Names
  2793.  
  2794.         You can  enter up to 9 Group/Project  names.  You must  first enter a
  2795.  
  2796.         code by which to identify each Group/Project.  This code will be used
  2797.  
  2798.         when entering group codes in individual scout and adult records.  You
  2799.  
  2800.         will then enter the Group/Project name of up to 30 characters.   Note
  2801.  
  2802.         that capital letters are  treated differently than lowercase  letters
  2803.  
  2804.         (i.e. P is treated differently than p).
  2805.  
  2806.         Activity Badge Update
  2807.  
  2808.         This option allows you to modify the Activity Badge List very easily.
  2809.  
  2810.         You can add an activity badge, delist or undelist activity badges and
  2811.  
  2812.         print the activity badge list.
  2813.  
  2814.              ADD
  2815.  
  2816.              You will  be prompted for  the activity  badge name.   After you
  2817.  
  2818.              enter  the name, you will  be asked to confirm the  add.  If you
  2819.  
  2820.              choose Y, then the  activity badge will be  added to the end  of
  2821.  
  2822.              the list.
  2823.  
  2824.              DELIST
  2825.  
  2826.              This will  DELIST an activity badge.   Choose the activity badge
  2827.  
  2828.  
  2829.                                         - 45 -
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.              number to  delist or  hit [F2]  to bring  up the  activity badge
  2834.  
  2835.              list.  You will  then be asked for  the date the activity  badge
  2836.  
  2837.              was delisted.  No scout will be able to earn this activity badge
  2838.  
  2839.              after the delist date.   You will then  be asked to confirm  the
  2840.  
  2841.              DELIST, and if you choose Y, it will be delisted.
  2842.  
  2843.              UNDELISTED
  2844.  
  2845.              This will UNDELIST an activity badge.   You will be prompted for
  2846.  
  2847.              the activity badge to undelist.  You can hit [F2] to list all of
  2848.  
  2849.              the  activity badges  that are DELISTED.   After  you choose the
  2850.  
  2851.              appropriate activity  badge, you  will be  asked to confirm  the
  2852.  
  2853.              UNDELIST, and if you choose Y, it will be UNDELISTED.
  2854.  
  2855.              Print Activity Badge List
  2856.  
  2857.              This option will print out the activity badge list.
  2858.  
  2859.         Colors
  2860.  
  2861.         You can  choose the  default colors  for the  background, foreground,
  2862.  
  2863.         highlighted  message foreground  and highlighted  message background.
  2864.  
  2865.         As you enter  different numbers, the colors  will change to  show you
  2866.  
  2867.         what your selections would look like.
  2868.  
  2869.         For all of the  above (except Activity Badge List), hit [F10] to save
  2870.  
  2871.         the defaults/updates or [ESC] to abort without saving.
  2872.  
  2873.         Delete Rank Files - this option is used when you manually change  the
  2874.  
  2875.         rank requirements for  a certain rank.   Enter the  rank you wish  to
  2876.  
  2877.         have deleted (the rank you changed) and hit return.  After confirming
  2878.  
  2879.         that  the deletion  is  to occur,  CUBMATE  will  delete all  of  the
  2880.  
  2881.         appropriate rank  files.  After the deletion is complete, you will be
  2882.  
  2883.         shown how many rank files were deleted and then returned to the menu.
  2884.  
  2885.                                        [M] Quit
  2886.  
  2887.         This will end the CUBMATE  session.  The index will be saved  and the
  2888.  
  2889.  
  2890.                                         - 46 -
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.         program will terminate returning to your operating system.
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.  
  2912.  
  2913.  
  2914.  
  2915.  
  2916.  
  2917.  
  2918.  
  2919.  
  2920.  
  2921.  
  2922.  
  2923.  
  2924.  
  2925.  
  2926.  
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.  
  2951.                                         - 47 -
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.                                       Appendix A
  2956.  
  2957.                                     Error Messages
  2958.  
  2959.         When backing up files, the following (error) messages can occur:
  2960.  
  2961.              Copy Successful - the backup was successfully performed.
  2962.  
  2963.              Source  and  Target are    the Same  -  you entered  the CUBMATE
  2964.              directory as the backup path.  Change the backup path.
  2965.  
  2966.              Source file not  found - for some reason, the  program could not
  2967.              find the info.dat file.  Did  you erase it?  If so, you  have to
  2968.              run install again or copy it to the CUBMATE directory if it  was
  2969.              previously backed up.
  2970.  
  2971.              Unable to  create target file  -  the  target file could  not be
  2972.              created.  This means that an invalid path  was entered.  Enter a
  2973.              correct  path.   If  you  need to  create  another subdirectory,
  2974.              simply go to DOS and use  the md (make dir) command to  make the
  2975.              desired subdirectory.
  2976.  
  2977.              Data Copy Failed - An undetermined  error occurred.  Maybe a bad
  2978.              floppy disk is the cause.
  2979.  
  2980.  
  2981.  
  2982.                                  Installation Errors
  2983.  
  2984.         When installing CUBMATE, errors can  occur.  If you get an  Unable to
  2985.  
  2986.         Create Directory, you most likely forgot to put in a colon (:)  after
  2987.  
  2988.         the drive letter.   Make sure  you put the  destination path in  this
  2989.  
  2990.         format: DRIVE:PATH.  Here are two examples of directories:
  2991.  
  2992.         c:\cubmate and e:\pack\cubmate\files.
  2993.  
  2994.         Here  are   the  specific  list  of  errors   that  the  installation
  2995.  
  2996.         verification procedure looks for:
  2997.  
  2998.         Error  #1 - MB.DAT file is missing 
  2999.         Error  #2 - CUBMATE.EXE file is missing 
  3000.         Error  #3 - CUBMATE.OVR file is missing 
  3001.         Error  #4 - INFO.DAT file is missing 
  3002.         Error  #5 - ADINFO.DAT file is missing 
  3003.         Error  #6 - TED.COM file is missing 
  3004.         Error  #7 - CONFIG.CFG file is missing 
  3005.         Error  #8 - RANKINFO.DAT is missing
  3006.         Error  #9 - MMFIELD.DAT file is missing 
  3007.         Error #10 - MMFIELD2.DAT file is missing 
  3008.         Error #11 - PACKPOS.DAT file is missing 
  3009.         Error #12 - ADPOS.DAT file is missing
  3010.         Error #13 - WOLFA.DAT file is missing
  3011.  
  3012.                                         - 48 -
  3013.  
  3014.  
  3015.  
  3016.         Error #14 - BEARA.DAT file is missing
  3017.         Error #15 - TRHIS.HST file is missing 
  3018.  
  3019.         For errors #1-3,  #6, #8 -  #14, the files  may have been  improperly
  3020.  
  3021.         copied.  To rectify the error, you can copy the appropriate file from
  3022.  
  3023.         the  master  disk  to  the  destination  path.    After  copying  the
  3024.  
  3025.         appropriate  file,   run  the  installation   again  with  the   same
  3026.  
  3027.         destination  path and it  will verify the  installation again without
  3028.  
  3029.         copying and creating all  of the files again.   For the other  errors
  3030.  
  3031.         (except #15), it is necessary to run the installation again.
  3032.  
  3033.         If  a general copying  error occurs,  make sure  that you put  in the
  3034.  
  3035.         correct path that the CUBMATE files reside in.
  3036.  
  3037.         The best thing  to do if any error occurs is to erase any files which
  3038.  
  3039.         may have been created or copied to the destination path and reinstall
  3040.  
  3041.         CUBMATE.
  3042.  
  3043.                                     Overlay Errors
  3044.  
  3045.         CUBMATE.OVR  is the  overlay file used.   After  loading CUBMATE, the
  3046.  
  3047.         overlay file  will be checked  for errors (system  or overlay).   The
  3048.  
  3049.         following errors can occur:
  3050.  
  3051.         Overlay Error #1 - Overlay  system error.  Reboot the system  and try
  3052.         again.  If the error persists, copy CUBMATE.OVR from the master disk.
  3053.  
  3054.         Overlay Error  #2 -  Overlay not  found.   Copy CUBMATE.OVR from  the
  3055.         master disk.
  3056.  
  3057.         Overlay Error #3 - Not enough memory.  Your system must have at least
  3058.         640K to run CUBMATE.
  3059.  
  3060.         Overlay Error  #4  - I/O  error reading  overlay.   The  file may  be
  3061.         corrupted.  Copy CUBMATE.OVR from the master disk.
  3062.  
  3063.                                Other possible problems
  3064.  
  3065.         If your index ever becomes corrupted (you'll know when this happens -
  3066.  
  3067.         garbage  begins appearing when you list names  -- or you may even get
  3068.  
  3069.         an  error when printing records), exit out of Cubmate, type del *.idx
  3070.  
  3071.         and then rerun Cubmate.  This will fix the problem.  This  corruption
  3072.  
  3073.                                         - 49 -
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.         should occur rarely, if at all.
  3078.  
  3079.         If  CUBMATE ever aborts  with an error  or hangs the  system for some
  3080.  
  3081.         reason, please note what steps you did prior to the hang and  contact
  3082.  
  3083.         me via phone  or mail.  If there was any  kind of error message (i.e.
  3084.  
  3085.         Runtime Error  #######-###), write that down also.   CUBMATE has been
  3086.  
  3087.         thoroughly tested,  but there may be some  obscure bugs which weren't
  3088.  
  3089.         caught.   If CUBMATE does abort, none  of your data files should have
  3090.  
  3091.         been  corrupted (a routine  was put  in so  that if it  aborts during
  3092.  
  3093.         program execution  the index will be recreated  the next time CUBMATE
  3094.  
  3095.         is  executed, therefore  eluding all  errors that  may  have occurred
  3096.  
  3097.         during  the unexpected  abort of  the program),  so just  run CUBMATE
  3098.  
  3099.         again.
  3100.  
  3101.         Notepad Errors: If you  ever try to use the Deluxe Notepad or Scout's
  3102.  
  3103.         notepad (the last page of their record), and a message flashes on the
  3104.  
  3105.         screen and the program returns you to the last screen, then you  must
  3106.  
  3107.         free up more memory in your computer in order to use them.  Eliminate
  3108.  
  3109.         some  TSR's (or  other  programs  loaded  at the  time  you're  using
  3110.  
  3111.         Cubmate) from memory.   See the  General Information page  for memory
  3112.  
  3113.         requirements.
  3114.  
  3115.  
  3116.  
  3117.  
  3118.  
  3119.  
  3120.  
  3121.  
  3122.  
  3123.  
  3124.  
  3125.  
  3126.  
  3127.  
  3128.  
  3129.  
  3130.  
  3131.  
  3132.  
  3133.  
  3134.                                         - 50 -
  3135.  
  3136.  
  3137.  
  3138.                                       Appendix B
  3139.  
  3140.                                  Activity Badge List
  3141.  
  3142.         1. Aquanaut
  3143.         2. Artist
  3144.         3. Athlete
  3145.         4. Citizen
  3146.         5. Communicator
  3147.         6. Craftsman
  3148.         7. Engineer
  3149.         8. Family Member
  3150.         9. Fitness
  3151.         10. Forester
  3152.         11. Geologist
  3153.         12. Handyman
  3154.         13. Naturalist
  3155.         14. Outdoorsman
  3156.         15. Readyman
  3157.         16. Scholar
  3158.         17. Scientist
  3159.         18. Showman
  3160.         19. Sportsman
  3161.         20. Traveler
  3162.  
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.  
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.  
  3178.  
  3179.  
  3180.  
  3181.  
  3182.  
  3183.  
  3184.  
  3185.  
  3186.  
  3187.  
  3188.  
  3189.  
  3190.  
  3191.  
  3192.  
  3193.  
  3194.  
  3195.                                         - 51 -
  3196.  
  3197.  
  3198.  
  3199.                                       Appendix C
  3200.                                   Customized Reports
  3201.  
  3202.         Scout Variables
  3203.         ^sfname - First Name
  3204.         ^slname - Last Name
  3205.         ^saddress1 - Address Line #1
  3206.         ^saddress2 - Address Line #2
  3207.         ^scity - City
  3208.         ^sstate - State
  3209.         ^szip - Zip Code
  3210.         ^sphone - Phone Number
  3211.         ^sheight - Height
  3212.         ^sweight - Weight
  3213.         ^sdob - Date of Birth
  3214.         ^sschool - School
  3215.         ^altname - Alternate Contact's Name
  3216.         ^altphone - Alternate Contact's Phone Number
  3217.         ^1pgnname - First Parent/Guardian's Name
  3218.         ^1pgnad1 - First Parent/Guardian's Address Line #1
  3219.         ^1pgnad2 - First Parent/Guardian's Address Line #1
  3220.         ^1pgncity - First Parent/Guardian's City
  3221.         ^1pgnstate - First Parent/Guardian's State
  3222.         ^1pgnzip - First Parent/Guardian's Zip Code
  3223.         ^1pgnhphone - First Parent/Guardian's Home Phone
  3224.         ^1pgnwphone - First Parent/Guardian's Business Phone
  3225.         ^2pgnname - Second Parent/Guardian's Name
  3226.         ^2pgnad1 - Second Parent/Guardian's Address Line #1
  3227.         ^2pgnad2 - Second Parent/Guardian's Address Line #1
  3228.         ^2pgncity - Second Parent/Guardian's City
  3229.         ^2pgnstate - Second Parent/Guardian's State
  3230.         ^2pgnzip - Second Parent/Guardian's Zip Code
  3231.         ^2pgnhphone - Second Parent/Guardian's Home Phone
  3232.         ^2pgnwphone - Second Parent/Guardian's Business Phone
  3233.  
  3234.         Adult Variables
  3235.         ^afname - First Name 
  3236.         ^alname - Last Name 
  3237.         ^ahaddress1 - Home Address Line #1 
  3238.         ^ahaddress2 - Home Address Line #2 
  3239.         ^ahcity - Home City 
  3240.         ^ahstate - Home State 
  3241.         ^ahzip - Home Zip Code 
  3242.         ^ahphone - Home Phone Number 
  3243.         ^abaddress1 - Business Address #1 
  3244.         ^abaddress2 - Business Address #1 
  3245.         ^abcity - Business City 
  3246.         ^abstate - Business State 
  3247.         ^abzip - Business Phone 
  3248.         ^abphone - Business Phone 
  3249.         ^aposition1 - First Position in pack/den 
  3250.         ^aposition2 - Second Position in pack/den 
  3251.         ^aposition3 - Third Position in pack/den 
  3252.         ^aposition4 - Fourth Position in pack/den 
  3253.         ^aden1 - First Den in pack/den
  3254.         ^aden2 - Second Den in pack/den
  3255.         ^aden3 - Third Den in pack/den
  3256.         ^aden4 - Fourth Den in pack/den
  3257.  
  3258.         Other Variables
  3259.         leg(field,"[char]")
  3260.  
  3261.                                         - 52 -
  3262.  
  3263.  
  3264.  
  3265.         This  variable takes  the length  of the  specified field  and prints
  3266.         [char] that many times.
  3267.         no ff
  3268.         This will tell  CUBMATE not to  form feed after  each record (but  it
  3269.         will still  form feed at the end  of page).  To do  this, on the very
  3270.         first line of your report, type no ff.  It must be  on the very first
  3271.         line AND by itself in order for this to work.
  3272.  
  3273.                                       Example 1
  3274.  
  3275.         leg(^sfname,"-")-leg(^slname,"-")
  3276.         |^sfname ^slname|
  3277.         ---------------------------------------------------------------------
  3278.         |                                                                   |
  3279.         ---------------------------------------------------------------------
  3280.  
  3281.         Say the scout currently being read is Ken Johnson, this will print:
  3282.  
  3283.         -------------
  3284.         |Ken Johnson|
  3285.         ---------------------------------------------------------------------
  3286.         |                                                                   |
  3287.         ---------------------------------------------------------------------
  3288.  
  3289.         This example is on  your master disk (disk #2 if  using 5 1/4" disks)
  3290.         under the name  sample.frm.  This  is known as  a general  worksheet.
  3291.         There are two other sample forms on the master disk called testa.frm,
  3292.         which is a sample  of ALL of the  possible leg (length) and  variable
  3293.         functions for adults, and  testb.frm, which is a sample of ALL of the
  3294.         possible leg (length) and variable functions for scouts.
  3295.         Note  that there  was an extra  - in  the first line.   It  has to be
  3296.         included to  account for the black  space between the first  and last
  3297.         name.
  3298.  
  3299.                                       Example 2
  3300.  
  3301.         Dear ^1pgnname:
  3302.  
  3303.         Your son, ^sfname, has not been actively participating in the pack.
  3304.         Please contact us so that we may set up an arrangement.
  3305.  
  3306.         Cub Leader Reilly
  3307.  
  3308.  
  3309.         If the first parent's name was Joe Johnson, it would print:
  3310.  
  3311.  
  3312.         Dear Joe Johnson:
  3313.         Your son, Ken, has not been actively participating in the pack.
  3314.  
  3315.         Please contact us so that we may set up an arrangement.
  3316.  
  3317.         Cub Leader Reilly
  3318.  
  3319.  
  3320.  
  3321.  
  3322.  
  3323.  
  3324.                                         - 53 -
  3325.